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Im Bereich Finanz- und Rechnungswesen werden die SAP-Standardlösungen für Finanzen (FI), Controlling (CO), Anlagenbewirtschaftung (AA) sowie das Projektsystem (PS) genutzt. Daneben stehen an der UZH verschiedene Eigenentwicklungen in SAP oder in SAP integrierte Speziallösungen zur Verfügung:
Mit dem Kreditorenworkflow (KWF) verfügt die Universität Zürich über einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess, der eine effiziente und qualitativ hochwertige Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen ermöglicht.
Sämtliche Rechnungen werden zentral in der Kreditorenbuchhaltung eingescannt und anhand der Referenzangaben elektronisch zur materiellen und formellen Prüfung sowie zur finanziellen Freigabe weitergeleitet. Durch die klare Zuordnung der Verantwortung gelangen die Rechnungen sofort elektronisch zur richtigen Person. Die jeweiligen Bearbeiterinnen und Bearbeiter werden per E-Mail über neue zu bearbeitende Rechnungen informiert und erhalten den Link auf die Rechnung im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen. So ermöglicht der Kreditorenworkflow die ortsunabhängige Bearbeitung der Rechnungen, z.B. von zu Hause oder auf einer Geschäftsreise. Nach allen erforderlichen Freigaben wird die Zahlung automatisch ausgelöst.
Den Lieferanten der UZH wird sukzessive die elektronische Übermittlung von strukturierten Rechnungsdaten, die sogenannte elektronische Rechnungsstellung, ermöglicht.
Dadurch wird der vergleichsweise langsame und fehleranfällige Verarbeitungsprozess der Papierrechnungen durch ein effizientes elektronisches Verfahren ersetzt. Die Durchlaufzeit des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses kann so deutlich verkürzt werden.
Mit MIRA (Management Information, Reporting und Analyse) steht an der UZH eine Plattform zur Verfügung, welche einen vereinfachten Zugang zu Finanz-, Personal- und Studierendenzahlen sowie entsprechende Auswertungsmöglichkeiten bietet.
Die bereitgestellten Daten sind standardisiert und soweit sinnvoll vergleichbar. Die berechneten Kennzahlen berücksichtigen bereits Spezifikas aus den einzelnen Bereichen und vereinfachen damit die Nutzung. Das Berichtswesen wird dadurch konsistenter und transparenter. Auch eine regelmässige, automatisierte Verteilung von Berichten ist mit MIRA möglich.
Der Planungsprozess des Finanzbudgets wird an der UZH durch Allevo unterstützt. Allevo ist ein Excel-basiertes Werkzeugset, das als Add-On voll in SAP integriert ist. Damit können dezentral planende Personen direkt via Excel-Frontend ihre Planwerte im SAP erfassen. Über das in Allevo integrierte Statusmanagement kann der gesamte Planungsprozess verfolgt und gesteuert werden.
Den Personen mit finanzieller Verantwortung, die keinen direkten Zugriff auf SAP haben, stehen über das UZH-Webportal Geschäftsapplikationen standardisierte Reports zur Verfügung, über die sie die nötigen Informationen abrufen können.
Folgende Reports und Services sind verfügbar: