FAQ IMAP

  IMAP

F: Warum ist eine im Mac Mail-Client gelöschte Mail auch nach Synchronisierung und Schliessen dieses Clients im Notes-Client weiterhin im Eingangs-Ordner sichtbar?

A: Die Einstellungen für das Löschen der Nachrichten im Papierkorb sind bei den beiden Clients höchstwahrscheinlich unterschiedlich gesetzt. Im Mac Mail erreichen Sie sie über den Menübefehl ...

• Mail > Einstellungen > Postfachverhalten > Papierkorb > Abschnitt Gelöschte E-Mails endgültig löschen

Hier sind Nie / Nach einem Tag / Nach einer Woche / Nach einem Monat oder Beim Beenden von Mail auswählbar.

• Im Notes-Client verbleiben gelöschte Mails defaultmässig 48 Stunden im Papierkorb.
• Dieser Wert ist in den Vorgaben des iNotes-Clients änderbar.

F: Was passiert beim Löschen einer Nachricht?

A: Bei gewissen IMAP-Clients existiert die Möglichkeit, Mails als gelöscht (z.B. durchgestrichen) zu markieren, ohne diese dabei in den Papierkorb zu verschieben.

Mit (i)Notes verhält es sich anderst. Wenn Sie in (i)Notes eine Nachricht löschen, erscheint Sie nur im Papierkorb, nicht mehr im Alle Dokumente-Verzeichnis. Eine Suche im "Alle Dokumente"-Verzeichnis nach dieser Mail ist nicht mehr möglich. Löscht man die Mail aus dem Papierkorb, gilt sie auch hier als definitiv gelöscht. In Gmail verhält es sich wie bei (i)Notes. Lediglich der "Alle Dokumente"-Ordner heisst dort Alle Nachrichten.

Einstellungsmöglichkeiten und Aktivierungsempfehlung (x):

IMAP-Konto auf iPhone:

• Einstellungen > Mail, Kontakte, Kalender
• Accounts: Ihr IMAP-Konto > IMAP: Account
• Erweitert
• Postfach-Verhalten: Gelöscht
  • Papierkorb (auf meinem iPhone) (x)
  • Deleted Messages (auf dem Server)
• Gelöschte E-Mails: Entfernen
  • Nach einem(r) Tag / Woche / Monat (x)
  • Niemals

Thunderbird:

• Extras > Konten-Einstellungen > Server-Einstellungen
• Server-Einstellungen: Beim Löschen einer Nachricht
  • In diesen Ordner (Papierkorb) verschieben (x)
  • Als gelöscht markieren
  • Sofort entfernen
• Nachrichtenspeicher
  • Bereinigen ('Expunge') des Posteingangs beim Verlassen
  • Papierkorb beim Verlassen leeren

Apple Mail:

• Menübefehl Mail > Einstellungen
• Register Accounts > Ihr Konto
• Register Postfach-Verhalten: Gesendet
  • Gesendete E-Mails auf Server sichern (x)
  • Gesendete E-Mails löschen: Nie (x)
• Register "Postfach-Verhalten": Papierkorb
  • Gelöschte E-Mails in den Papierkorb bewegen (x)
  • Gelöschte E-Mails auf Server sichern
  • Gelöschte E-Mails endgültig löschen: Nach einer(m) Woche / Monat

F: Was passiert, wenn im IMAP-Client eine Einladung gelöscht wird?

A: Dies zieht, je nach Client, unterschiedliche und ungewollte Konsequenzen nach sich. Zum Beispiel:

• In Notes verdoppelt sich die Einladungsmail im Mail-Eingangsordner.
• In Notes werden im Kalender zwei ident. Kalendereinträge angezeigt.
• In Notes bleiben im Kalender Einladungen trotz Löschung bestehen.

Eine Alternative bietet der IMSMO-Client (IBM mail support for MS Outlook). Sein Kalender ist mit dem Notes-Kalender synchronisierbar.

F: Kann ich mit einem IMAP-Client auf den Notes-Kalender zugreifen?

A: Ja und Nein.

• Ja mit dem IMSMO-Client (IBM mail support for MS Outlook).
  -> Sein Kalender ist mit dem Notes-Kalender synchronisierbar.
• Nein bei anderen Clients. Falls doch, treten möglicherweise andere ungewollte Probleme auf.

(PS: Umgekehrt klappt es. Sie können in Notes beispielsweise einen iCal-Kalender abonnieren. In iNotes nicht.)

F: Wieso dauert das Versenden der Mails so lange?

A: Wenn das Versenden der Nachricht fehlschlägt und Sie eine Meldung erhalten der Art...

• Die Nachricht konnte nicht gesendet werden, weil die Verbindung mit dem SMTP-Server smtp.uzh.ch ihre Ablaufzeit (Timeout) überschritten hat.

kontrollieren Sie bitte bei den Serverangaben in den Konteneinstellungen, ob der richtige Port ausgewählt wurde. Als Workaround versuchen Sie es mit einem anderen Port.

F: Ist ein Versand im Rich-Text Format (RTF) sinnvoll?

A: Das Outlook Rich Text-Format ist proprietär. Das heisst, es kann nur von Outlook-Programmen wirklich korrekt gelesen werden. Andere Email-Clients (sogar das alte Hotmail, welches mittlerweilen als Outlook verkauft wird) erhalten in diesem Fall eine winmail.dat-Anhangsdatei, mit der sie nichts anfangen können. Beispiel: Eine in Outlook 2010 verfasste Mail erscheint in der Browseransicht des Hotmail-Kontos in Outlook und im Hotmail-Konto des Thunderbird-Clients mit winmail.dat-Anhang.

Es empfiehlt sich folglich, von Outlook aus nur im HTML- oder Nur-Text-Format zu senden. Die Optionseinstellungen dazu finden Sie unter folgenden zwei Abschnitten des E-Mail-Verzeichnisses:

• Nachrichten verfassen > Nachricht in diesem Format verfassen
• Nachrichtenformat > Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text Format an Internetempfänger

F: Ein im IMAP-Client erstellter Ordner erscheint in Notes / iNotes nicht?

A: NICHT der richtige Weg sind ...

• die Aktualisierung der Ansicht (F9) / aller Ansichten (Ctrl + Shift + F9),
• die Anwendungsreplizierung oder
• das Wechseln zu einem anderen Ordner und zurück.

Korrekt wären ...

• Notes: Schliessen und Öffnen Sie die Mailansicht (Register).
• iNotes: Aktualisieren Sie die Browserseite (NICHT die iNotes-Ansicht).
• Überprüfen Sie bitte in einem anderen IMAP-Client, ob er angezeigt wird.

F: Wieso wird mein Ordner in der Ordnerhierarchie nicht angezeigt?

A: Vermutlich haben Sie Ihren Ordner nicht abonniert. Abonnieren heisst, den Ordner anzeigen und mit dem Server synchronisieren zu lassen. Folglich bedeutet Abo kündigen / Ababonnieren nicht, dass der Ordner gelöscht wird, sondern lediglich, dass er nicht mehr angezeigt und in der Suche mitberücksichtigt wird. Folgendermassen abonnieren Sie einen Ordner:

• Wählen Sie Ihre Mailbox oder einen Ordner aus,
• Rufen Sie dessen Kontextmenü auf (rechte Maustaste),
• Klicken Sie auf den Kontextmenübefehl IMAP-Ordner (Outlook) respektive Abonnieren (Thunderbird).
• Outlook: Im Register Alle sehen Sie die Ordnerhierarchie. Mittels den Schaltflächen Abfrage und Abonnieren abonnieren Sie einen Ordner. Im Register Abonnierte werden die bereits abonnierten Ordner aufgelistet.
• Thunderbird: Im Register Abonnieren wird die Ordnerhierarchie angezeigt. Mittels den Schaltflächen Abonnieren und Abbestellen abonnieren Sie einen Ordner respektive abonnieren ihn ab.

Hinweise

• Das Abonnieren ist Client-übergreifend. Ein in einem IMAP-Client (z.B. Outlook) ababonnierter Ordner wird in einem anderen IMAP-Client (z.B. Thunderbird) auch nicht mehr angezeigt.
• Ein in Notes / iNotes gelöschter Ordner verbleibt im IMAP-Client als abonniert. Wenn Sie ihn nicht mehr brauchen, löschen Sie ihn auch dort. In den obigen beiden Abbildungen wurde der Unterordner "Fabios Unterordner" in Notes gelöscht. Trotzdem ist er im Outlook weiterhin sichtbar.

F: Wie lauten im IMAP-Client die Notes-Ordner "Gesendet" und "Papierkorb"?

Nach dem Erstellen eines neuen Kontos in Ihrem IMAP Email-Client werden alle Ordner mit den Serverdaten synchronisiert. Davon ausgenommen sind die Ordner...

• Gesendet, Entwürfe und Papierkorb.

In Notes stellen sie keine Ordner "im eigentlichen Sinne" dar (es sind Views) und werden dadurch vom IMAP-Protokoll (IMAP-Client) nicht korrekt interpretiert. Sie können sie folglich im IMAP-Client zwar sehen und abonnieren, aber nicht mit den Notes-Serverdaten synchronisieren. Sie bleiben leer oder dienen lediglich als lokaler Ablageort.

• Mails aus dem Notes Gesendet-Ordner werden im IMAP-Client weder im Gesendete Elemente-Ordner, noch im Sent-Ordner angezeigt.
• Umgekehrt, erscheinen vom IMAP-Client aus gesendete Mails im Notes-Client im (selbsterstellten) Sent-Ordner. Eine anderstlautende Ordnerbezeichnung wird nicht erkannt.

Workaround: Erstellen Sie in Notes anderstlautende Ordner für den gleichen Verwendungszweck, verschieben die dazugehörigen Nachrichten manuell hinein und synchronisieren diese zum Schluss mit Ihrem Server.

(An einer techn. Lösung wird gearbeitet (mant0000902).)

Als beste Alternative bietet sich der IMSMO-Client (IBM mail support for MS Outlook) an. Nicht nur obengenannte drei Ordner sind mit dem Notes- / iNotes-Client synchronisierbar, sondern auch sein Kalender und seine Kontakte.

F: Warum ist das Löschen von IMAP-Ordnern in Thunderbird nicht möglich?

A: Das Löschen von IMAP-Ordnern ist, je nach Grundeinstellung, nicht möglich. Es erscheint eine Meldung der Art...

• "Der aktuelle Befehl ist fehlgeschlagen. RENAME Creation of child mailbox under Trash is not allowed.".

Zu den Grundeinstellungen gelangen Sie folgendermassen:

• Menübefehl Extras > Konteneinstellungen > Kontoname
• Register Server-Einstellungen > Abschnitt Server-Einstellungen
• Abschnitt Beim Löschen einer Nachricht:

a.) Keine Löschoption: In diesen Ordner verschieben: Papierkorb

b.) Löschoption: Als gelöscht markieren / Sofort entfernen

Der Hintergrund ist folgender (Quelle http://support.genotec.ch): Beim Löschen eines Ordners versucht Thunderbird eine Kopie des Ordners im Papierkorb-Ordner zu erstellen. Nun schlägt dies fehl, da einige Mailserver das Erstellen und Löschen von Unterordnern in den Systemordnern (Papierkorb, Spam, Quarantine, VirusAlerts) nicht erlauben. Workaround: Vorübergehend die Optionen unter b.) setzen.

Werden Ordner via IMAP gelöscht (z.B. in Outlook), wird jede E-Mail in einem Ordner einzeln gelöscht und danach auch die Ordner. Während die Ordner direkt gelöscht werden, werden die Dokumente in den Papierkorb gelegt. Jetzt ist es notwendig, die Dokumente aus dem Papierkorb (z.B. via iNotes) innerhalb 48 Stunden wiederherzustellen.

Werden Ordner in iNotes / Notes gelöscht, wird nur die Ordnerstruktur (mitsamt Unterordnern) gelöscht. Die Emails befinden sich weiterhin im Alle Dokumente-Verzeichnis. Die Ordnerstruktur kann nun händisch wiederhergestellt und die Mails in die entsprechenden Ordner zurückgeschoben werden.

F: Kann man mit einem IMAP-Client eine ganze Ordnerstruktur kopiert werden?

A: Ja. In Notes und iNotes ist das nicht möglich. .

F: Sind @uzh.ch oder @access.uzh.ch als Absenderadressen verwendbar?

A: Ja. Im IMAP-Client (Thunderbird, MacMail, Outlook etc.) müssen Sie für jede Adresse ein separates Konto einrichten. Wählen Sie für den Posteingangs- und Ausgangsserver folgende Parameter (Servername, Port, Sicherheit, Passwort, Benutzername):

• imap.uzh.ch / 993 / SSL / UZH Email & Collaboration / Shortname
• smtp.uzh.ch / 587 / TLS / UZH Email & Collaboration / Emailadresse

Siehe auch IMAP-POP-SMTP

F: Kann die Absenderadresse beliebig gewählt werden?

A: Ja, z.B. im Thunderbird Email-Client:

• Menübefehl Extras > Konten-Einstellungen
• Mailbox auswählen > Schaltfläche Weitere Identitäten
• Register Einstellungen
• Feld Ihr Name: Donald Duck (Beispiel)
• Feld E-Mail-Adresse: donald.duck@id.uzh.ch (Beispiel)

Beim Verfassen einer neuen Mail wählt man folglich im Feld Von: aus einer Dropdownliste die gewünschte Absenderadresse (Identität) aus.

Beim Empfänger erscheint als Absender "Donald Duck" mit der Emailadresse donald.duck@id.uzh.ch.
-> Aber Achtung! Antwortet man auf die erhaltene Nachricht, erhält man eine Unzustellbarkeitsmeldung.

F: Kann via IMAP-Client auf ein Mail-In zugegriffen werden?

A: Ja! Diese Funktionalität steht den Institutsangehörigen zur Verfügung.

F: Wie erstellt man mit IMAP-Clients Backups?

A: In Outlook 2010 beispielsweise über folgende zwei Menübefehle ...

• Menübefehl Datei > Optionen > Verzeichnis Erweitert > Abschnitt Exportieren (in pst-Datei) (Siehe Abb. 1)
• Menübefehl Datei > Öffnen > Importieren / Exportieren (in pst-Datei) (Siehe Abb. 2)

Hinweise:

• Kontrollieren Sie bitte, ob auch jeder Ordner tatsächlich gesichert wurde (z.B. Eingangs- und Unterordner). Je nach Auswahl werden Ordner lediglich einzeln gesichert.
• Erstellen Sie sich einen Backup-Plan und versuchen ihn diszipliniert einzuhalten.

F: Wo befindet sich die Mailbox und wie erstellt man ein Archiv?

A: In Thunderbird 45.3, beispielsweise, wählen Sie den Ablageort der Mailbox-Datei aus unter ...

• Menübefehl Extras > Konteneinstellungen > Verz. Server-Einstellungen
  > Abschnitt Nachrichtenspeicher > Feld Lokaler Ordner

Den Archivordner geben Sie an unter ...

• Menübefehl Extras > Konteneinstellungen > Verz. Kopien & Ordner
  > Abschnitt Nachrichtenarchiv > Checkbox Archiv speichern unter

Manuell archivieren können Sie folglich eine Nachricht über den Kontextmenübefehl Archivieren oder Drag and Drop in den Archivordner.

Hinweis:

• Achtung! Nur Studierende dürfen nach Austritt aus der UZH ihre Mailbox mitnehmen.
  Mitarbeiter (gemäss REIMS) lediglich ihre privaten Emails!

F: Ist es möglich, Outlook-Dateien direkt in Notes-Dateien zu migrieren?

A: Ja und Nein. Theoretisch ging es früher mit dem mit Notes mitgelieferten Migrations-Tool nupgrade.exe. Damit konnten Sie Outlook-Mails, -Kalender und -Kontakte vom pst-Format direkt in das Notes eigene nsf-Format umwandeln. Während der Notes-Installation mussten Sie explizit angeben, ob Sie das Zusatzprogramm Exchange Migration mitinstallieren wünschten.

Das Programm wurde standardmässig im Notes-Programmverzeichnis installiert. Um es aufzurufen, genügte der Befehl "nupgrade.exe 3" im Windows Terminalprogramm (cmd.exe).

Wir verwiesen auf den Beschrieb von Julien Lefort. Bemerkungen in Wiki's und Blogs wiesen darauf hin, dass das Tool zuverlässiger arbeitete, wenn es nicht im Expressmodus verwendet wurde. Und Vorsicht, die letzten beiden Schritte in der Dokumentation konnten dazu führen, dass die eigene Maildatei als Archivdatei dargestellt wurde.

Addendum 2018:
Gemäss  IBM-Techseite scheint das Tool nupgrade.exe 3 nicht mehr zuverlässig unter dem 64-Bit Windows-Betriebssystem zu laufen. Desweiteren ist das Tool nicht mehr im IBM Programmverzeichnis vorfindbar.

F: Funktioniert das Migrationsprogramm nupgrade.exe überhaupt?

A: Ja und Nein. Vorneweg: Kontrollieren Sie bitte, ob Sie über ein aktuelles Backup Ihrer Outlook- und Notes-Mailboxen verfügen. Nach dem Programmstart von nupgrade folgende Punkte berücksichtigen / auswählen:

• Den Standard-Email-Client gegebenenfalls wechseln (Outlook),
• Mail-Ordner im Notes-Data-Verzeichnis gegebenenfalls erstellen lassen,
• Option Nur persönlichen Ordner (ohne die Kontakte) auswählen.

Als Resultat wird im Ordner Mail die Notes-Datei a_PersonalFolders.nsf erstellt. Darin befinden sich die persönlichen Ordnerstrukturen und Emails aller im Outlook konfigurierten Konten. Einziger Wehrmutstropfen ist, dass der Betrefftext nicht bei allen Ordnern angezeigt wird. Es wird lediglich eine Nummerierungsspalte angezeigt. Mittels den Ordnergestaltungsfunktionen im Notes-Designer könnte man auch dieses Manko beheben.

Hinweise:

• Wurde die Option "Nur persönliche Ordner" nicht ausgewählt, erscheint beim Öffnungsversuch der Datei a_PersonalFolders.nsf die Meldung
  "Die Datenbank ist noch nicht vollständig initialisiert."
  -> nupgrade.exe nochmals korrekt ausführen
• Nach dem Öffnungsversuch einer Mail erscheinen die Meldungen
  "Maske nicht gefunden: Memo" und "Vorgabemaske nicht gefunden"
  -> Schablone wechseln (Menübefehl "Datei" > "Anwendung"...)
• Nach dem Öffnungsversuch einer Mail erscheint die Meldung
  "Illegal circular USE: CoreEmailClasses_de-DE"
  -> drei- bis viermal wegklicken, die Ansicht schliessen und neu öffnen.

F: Was ist DAMO und soll es verwendet werden?

"Domino Access for Microsoft Outlook", kurz DAMO, ist ein IBM Zusatzprodukt zur verbesserten Zusammenarbeit zwischen Notes und Outlook. Technisch ausgedrückt, ein MAPI-Connector für Microsoft Outlook. Weder auf Domino- noch auf Outlook-Seite müssen irgendwelche Veränderungen oder Anpassungen vorgenommen werden. Die für den Austausch der Informationen erforderlichen Konfigurationsschritte werden allein in DAMO vorgenommen.

Leider steht DAMO nur für Windows-Betriebssysteme zur Verfügung. Eine Unterstützung für Linux- oder MAC-Betriebssysteme ist nicht gegeben. Ausserdem werden nicht immer alle Windows-Betriebssysteme und Outlook-Versionen unterstützt. Auch können damit keine anderen Kalender oder Aufgaben geöffnet werden. Somit wird der DAMO-Einsatz definitiv NICHT empfohlen. Ohne Kalender-Zugriffe keine Groupware.

F: Warum werden der Port und die Authentifizierungsmethode in den Kontoeinstellungen jedesmal zurückgestellt?

Deaktivieren Sie bitte in der Kontenübersicht und den SMTP-Servereinstellungen die Option...

• Accounteinstellungen automatisch erkennen und übernehmen

F: Wie werden der Cache oder Index im Emailclient neu aufgebaut?

A: Bei gewissen Clients, wie z.B. dem Thunderbird, kann für jeden Ordner der Index manuell neu generiert werden. Über...

• Kontextmenübefehl (rechte Maustaste) Eigenschaften eines Ordners
• Register Allgemein
• Schaltfläche Reparieren

Wo diese Option fehlt, hilft ein anderer Trick. In der IMAP Konfiguration ändert man temporär einfach den Servernamen für eintreffende E-Mails von imap.uzh.ch auf imap.lotus.uzh.ch. Dann geht der E-Mail Client davon aus, dass die E-Mails von einem anderen Server geholt werden und baut die lokalen Indizes und Caches neu auf. Unmittelbar danach bitte den Incoming Servernamen wieder auf imap.uzh.ch ändern.

Den Cache löschen Sie u.a. über...

• Menübefehl Extras > Einstellungen
• Register Erweitert > Netzwerk & Speicherplatz
• Schaltfläche Jetzt leeren

Postfach-Neuaufbau (Mail-Indizierung) im Apple Mail-Programm:

• Mailbox (Postfach) auswählen
• Menübefehl Postfach > Wiederherstellen

Den Cache löschen Sie bei Apple Mail wie folgt:

• Im Finder ins folgende Verzeichnis wechseln:
       ~/Library/Mail/V2/IMAP-IhrName@uzh.ch@imap.uzh.ch/
• Dieses Verzeichnis umbenennen und anderweitig verschieben (sicherheitshalber nicht löschen). Beim Programmneustart wird es neu angelegt.