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Das E-Mailsystem der UZH wird von HCL Notes auf Microsoft 365 (Outlook) umgestellt. Die Informationen auf dieser Seite richten sich an HCL Notes Nutzende. Information zu Microsoft 365 (Outlook) finden Sie über folgenden Link.
Bitte auf die Einträge (Überschriften) klicken, um die häufig gestellten Fragen (engl. "FAQ = frequently asked questions") angezeigt zu bekommen. Siehe auch unsere anderen FAQ-Seiten FAQ iNotes, FAQ Traveler/Verse, FAQ IMAP, FAQ Sicherheit.
Darstellung
F: Wie kann ich die Schriftgrösse der Mails / Mailansicht ändern?
A: In den Vorgaben wählen Sie bitte:
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Abb.: Vorgaben: "Schrift" und "Schriftart für Email-Ansicht" |
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Abb.: Schrift (rot): "Extra grosse Schrift", Schriftart (orange): Arial / 9 |
F: Wie kann ich die Mailhintergrund- und Textfarbe festlegen?
A: Die Farben für eintreffende Nachrichten legen Sie in den Benutzervorgaben fest. Bitte führen Sie dazu folgende Schritte aus:
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Abb.: Hintergrund- und Textfarbe festlegen |
F: Warum werden Kopfzeilen verschiedener Nachrichten gruppiert angezeigt?
A: Falls die Anzeigeoption "Konversation" aktiviert ist, werden in Beziehung stehende Nachrichten (z.B. Antworten) gruppiert und mit der aktuellsten Nachricht zuoberst angezeigt (via Pfeil ausklappbar):
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Abb.: Konversationen |
Deaktiviert wird die Anzeige über:
F: Kann ich Nachrichten nach dem Datum (heute, gestern, letzte Woche etc.) gruppieren?
A: Ja! Wählen Sie die Aktionsschaltfläche
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Abb.: Nachrichten nach Datum gruppieren |
F: Wieso werden bei einer Nachricht sämtliche HTML-Tags angezeigt?
A: Zur besseren Darstellung von MIME-Mails (Multipurpose Internet Mail Extensions; Datenformat / Zeichensatz) verwendet Notes im Hintergrund die Engine (Programmmodul) Ihres System-Browsers (Windows: Internet Explorer). Ein Lösungsversuch bei Anzeigeproblemen besteht im Deaktivieren dieses System-Browsers resp. im Aktivieren des Notes-eigenen Browsers:
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Abb.: Vorgaben: System-Browser deaktivieren (Häkchen setzen) |
F: Wie kann ich Nachrichten im "Klartext" (formatierungslos, rein, engl. "Plain Text") versenden?
A: Wählen Sie in den Benutzervorgaben (Menübefehl "Datei" > "Vorgaben") ...
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Abb.: Vorgaben: Internet-Mail-Format "Nur einfacher Text" |
F: Wie kann ich Nachrichten mit 'Protokoll im Internetstil' beantworten?
A: Wählen Sie beim Beantworten der Mail den Befehl "Mit Verlaufsprotokoll im Internetstil antworten"
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Abb.: Antwort mit Verlaufsprotokoll im Internetstil |
F: Ist die Absenderadresse änderbar?
A: Ja! In der Notes-Arbeitsumgebung, unter dem Register Allgemein und im Feld Internet-Mailadresse (Abb. 1), geben Sie bitte einen Absendernamen in der Form "Vorname Nachname" <vorname.nachname@inst.uzh.ch> an.
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Abb. 1: Internet-Mailadresse: Emailadresse mit Vornamen und Nachnamen ergänzen |
Beim Empfänger erscheint folglich der Absender lediglich mit dem Vor- und Nachnamen (Abb.2).
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Hinweise:
Bearbeiten
F: Wie kann ich die Nachrichtenvorschau unten anzeigen lassen?
A: Um die Nachrichtenvorschau im unteren Fensterteil der Mailansicht anzeigen zu lassen, wählen Sie die Aktionsschaltfläche
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Abb.: Vorschaufenster unten anzeigen lassen |
F: Wie markiere ich Nachrichten als gelesen ohne sie zu öffnen?
A: In den Benutzervorgaben aktivieren Sie bitte folgende Option:
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Abb.: Mails automatisch als gelesen markieren |
F: Kann ich Links in Nachrichten mit dem systemeigenem Webbrowser öffnen?
A: Ja. Aber nur mit dem Notes 9er-Client. Im 10er- und 11er-Client existiert diese Option nicht mehr. Anstatt den im Notes Client installierten Webbrowser zu verwenden, können Sie Ihren im Betriebssystem als Standard festgelegten Webbrowser zum öffnen von in Nachrichten verlinkten Seiten benützen. Die entsprechende Einstellung finden Sie in den Benutzervorgaben:
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Abb.: Systemeigenen Webbrowser verwenden |
F: Wie verschiebe ich Nachrichten in andere Ordner?
A: Wählen Sie mit der Maus die zu verschiebende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.
Hinweis:
F: Wie kopiere ich Nachrichten in andere Ordner?
A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.
Hinweis:
F: Wie kopiere ich Nachrichten in andere Mailboxen?
A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.
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Abb.: Kopieren / Einfügen über die Menüleiste |
F: Kann ich eine Nachricht zwischenspeichern und später fertigschreiben und versenden?
A: Eine neu verfasste oder bearbeitete Nachricht muss nicht immer sofort versandt werden. Sie ist vorläufig als Entwurf im Entwurfsordner speicherbar (Abb.). Einmal versendet, verschwindet sie allerdings aus dem Ordner. Als Entwurf speichern Sie Ihre Nachricht mit einer der folgenden Aktionen ab. In den Vorgaben wählen Sie bitte ...
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Abb.: Nachricht als Entwurf im Entwurfsordner speichern |
F: Wie kann ich eine Nachricht als Vorlage abspeichern?
A: Wünschen Sie einen Nachrichtentext beliebige Male zu verwenden und abzusenden, speichern Sie ihn als Vorlage ab, anstatt als Entwurf (einmaliger Versand).
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Der Vorlagenaufruf erfolgt ...
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F: Wie kann ich wichtige Nachrichten zur späteren Durchsicht markieren?
A: Wichtige Nachrichten, die Sie später unbedingt nochmals lesen möchten, markieren Sie als Wiedervorlage. Markierte Nachrichten werden automatisch im Wiedervorlagenordner abgespeichert (Abb. 1) und, zum schnelleren Öffnen, zusätzlich im MiniView-Fenster angezeigt (Abb. 1) Optional vergeben Sie den Vorlagen ein Wiedervorlagedatum und / oder einen Alarm. Die Wiedervorlagenmarkierung erfolgt über einen der folgenden Befehle:
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Die Schnellmarkierung dient der Nachrichtenmarkierung ohne ständige Angabe der Wiedervorlagedaten (Priorität, Text, Datum, Alarm). Einmal in den Benutzervorgaben die Daten hinterlegt, werden diese bei jeder Schnellmarkierung automatisch angewendet.
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Hinweise:
F: Wie speichere ich Nachrichten im *.eml-Format ab?
A: Nachrichten können via Drag & Drop (mit der Maus) auf den Schreibtisch gezogen oder über folgenden Menübefehl lokal abgespeichert werden:
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Abb.: Nachrichten im *.eml-Format speichern | Abb.: Auf Schreibtisch gezogene Email |
F: Wie kann ich Nachrichten nach meinen verschiedenen Empfängeradressen filtern?
A: Die Bedingungen und Aktionen für die Regeln lauten z.B.:
F: Wie kann ich mehreren Empfängern gleichzeitig Nachrichten schicken?
A: Erstellen Sie eine neue persönliche oder lokale öffentliche (Kontakt-) Gruppe und geben Sie sie als Empfängerin bei der Nachrichten-Neuererstellung an. Über die Aktionsschaltfläche ...
... zeigen Sie die einzelnen Gruppenmitglieder an.
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Abb.: Gruppenmitglieder anzeigen |
F: Wieso werden beim Verfassen einer Nachricht, während der Eingabe der Empfängeradresse, keine Emailadressen mehr vorgeschlagen? Es erscheint die Meldung "string index out of range".
A: Häufig liegt die Ursache in nicht korrekt erfassten E-Mail Adressen. Solche Adressen werden automatisch im Verzeichnis Letzte Kontakte (Abb. 1) Ihrer lokalen Kontakte (Datei names.nsf) gespeichert. Das Löschen dieser Liste behebt meistens das Problem. Die Datei names.nsf befindet sich üblicherweise auf Ihrer Festplatte im lokalen Ordner...
Öffnen > Kontextmenü Kontakte (rechte Maustaste) > Kontextmenübefehl Replik öffnen > Local (Abb. 2)
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Abb. 1: Letzte Kontakte |
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Abb. 2: Letzte Kontakte via Schnellstartliste "Öffnen" aufmachen und Löschen der Einträge via Papierkorbsymbol |
F: Wie kann ich die Anzeige von unerwünschten Emailadressen unterbinden?
A: Die Anzeige von unerwünschten Emailadressen während der Adresseingabe können Sie unterbinden ...
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Abb. 1: Letzte Kontakte |
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F: Wie kann ich ein neues Wörterbuch hinzufügen?
A: Gehen Sie bitte wie folgt vor:
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Abb.: Widget-Katalog: Sprache hinüberziehen |
In den Vorgaben sehen Sie die neu hinzufügefügte Sprache als primäres Wörterbuch. Sie können Sie als Vorgabe festlegen. Sie wird dann jedesmal beim Aufruf der Rechtschreibprüfung als Ursprungssprache verwendet.
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Abb.: Primäre Wörterbücher |
F: Wie richte ich eine automatisch zu versendende Abwesenheitsmeldung ein?
A: In der Mail- oder Kalenderansicht betätigen Sie bitte eine der folgenden Aktionen:
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Abb. 1: Aufruf des Abwesenheitsasisstenten |
Die Angabe des Abwesenheitszeitraums (von, zurück am), einer Betreffzeile und ev. eines zusätzlichen Haupttexts genügen für eine informative Abwesenheitsmeldung. Zum Schluss die neue Nachricht aktivieren und schliessen (Abb. 2).
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Abb. 2: Abwesenheitsdaten erfassen |
Hinweise:
Sicherheit
F: Kann man gelöschte Ordner (strukturen) wiederherstellen?
A: Werden Ordner in iNotes / Notes gelöscht, ...
-> Die Ordnerstruktur kann nun händisch wiederhergestellt und die Mails in die Ordner zurückgeschoben werden.
Werden Ordner via IMAP gelöscht (z.B. in Outlook), ...
-> Jetzt ist es notwendig, die Dokumente aus dem Papierkorb (z.B. via iNotes) innerhalb 48 Stunden wiederherzustellen.
Der Benützer wird angehalten, regelmässig Backups / Kopien seiner Mailbox zu machen.
Siehe diesbezüglich auch unseren Wiki-Eintrag Backup in der Community UZH Connect des UZH Connections.
F: Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Entfernen im 'Gesendet'-Ordner?
A: Beim Löschen von Mails aus dem Gesendet-Ordner erscheint eine Dialogbox mit Auswahl zum Löschen und Entfernen:
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Abb.: Dialogbox "Löschen" / "Entfernen" |
F: Nach welcher Zeit wird der Papierkorb automatisch geleert?
A: Die Entleerungsperiode legen Sie in den Benutzervorgaben fest:
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Abb.: Standardvorgabe "Papierkorb leeren": 48 Stunden |
F: Kann ich gelöschte Nachrichten wiederherstellen?
A: Sollten sich die Nachrichten noch im Papierkorb befinden, klicken Sie zur Wiederherstellung der Mails auf die Aktionsschaltflächen Wiederherstellen oder Alle wiederherstellen
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Abb.: Nachrichten aus dem Papierkorb wiederherstellen |
Sollten Nachrichten vom Benützer, trotz Rückfrage, auch aus dem Papierkorb gelöscht worden sein, ist ein Wiederherstellen grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Backups und Sicherheitsvorkehrungen der Informatikdienste sind nur für Disaster Recovery im Falle von Systemfehlern vorgesehen.
F: Wie kann ich Nachrichten automatisch weiterleiten lassen?
A: Eingehende Nachrichten können Sie in Notes via Filter (Regeln) automatisch an andere Personen weiterleiten lassen. Erstellen Sie dazu bitte eine neue Mailregel mit der / den gewünschten Bedingung(en) und Folgeaktion(en) (Abb. 1).
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass das automatische Weiterleiten von dienstlichen E-Mails an eine externe Adresse bzw. an einen externen Speicherort gegen die Vorgaben des Datenschutzes verstossen kann.
Siehe auch Checkliste Datenschutz im Büroalltag des Leiters Abteilung Datenschutzrecht der UZH (www.dsd.uzh.ch).
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Abb. 1: Bedingungen und Aktionen erstellen und hinzufügen |
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Abb. 2: Regel in Kraft |
a.) Weiterleitung mit Beibehaltung einer Nachrichtenkopie | |
Bedingung: Aktion: |
Empfänger enthält hans.muster@uzh.ch Kopie senden an hans_muster@gmail.com |
b.) Weiterleitung aller Mails (von allen UZH-Adressen eines Benützers: *@uzh.ch, *@inst.uzh.ch etc.) | |
Bedingung: Aktion: |
Alle Dokumente Kopie senden an hans_muster@gmail.com |
c.) Weiterleitung aller Mails ohne Beibehaltung (Löschung / nicht annehmen): | |
Bedingung: Aktion: |
Alle Dokumente Löschen UND Kopie senden an hans_muster@gmail.com |
F: Wie kann ich Nachrichten (nach SPAM) filtern?
A: Eingehende Nachrichten können Sie in Notes automatisch nach Spam filtern und in einen (Spam-) Ordner verschieben lassen. Erstellen Sie dazu bitte eine neue Mailregel mit der / den gewünschten Bedingung(en) und Folgeaktion(en).
Beispiele:
a.) Filterung und Ablage von Spam-Mail: | |
Bedingung: Aktion: |
Betreff enthält Erektion In Ordner verschieben Unerwünschte Mail (oder JUNK) |
b.) Filterung und Ablage von Kalender-Mail: | |
Bedingung: Aktion: |
Betreff enthält Angenommen: ODER Betreff enthält Abgesagt: ODER... usw. In Ordner verschieben SITZUNGEN |
Hinweise:
F: Wie gewähre ich anderen Benützern Zugriff auf meine Mailbox?
A: Zugriff auf Ihre Mail-, Kalender- und / oder Kontaktkomponente delegieren Sie anderen Personen, Gruppen oder Mail-In's folgendermassen. Menübefehl ...
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Hinweise:
F: Wie öffne ich schnell die Mailbox eines anderen Benützers oder eines Mail-In's?
A: Vorausgesetzt, Sie verfügen über die dazu nötigen Zugriffsrechte, kann der Zugriff auf zwei Arten erfolgen:
Auf dem entsprechenden Register wählen Sie die gewünschte Person über das kleine Dreieck (rechts unten) aus und fügen sie der Auswahlliste hinzu (Abb.). Folglich erscheint der Mailboxname (Link) im Navigationsfenster der Mailansicht unter dem Verzeichnis Andere Mail.
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F: Warum werden in der Mail eingebettete Bilder nicht angezeigt?
A: Aus Sicherheitsgründen ist in den Vorgaben (Mail > Internet) einstellbar, dass bei Nachrichten von ausserhalb des Notes Systems (aus dem Internet), Bilder zuerst vom Benützer geladen werden müssen:
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Abb.: Vorgaben: Sicherheit von Bildern |
Bei der empfangenen Mail bitte eine der folgenden Aktionen tätigen:
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Abb.: Internet-Nachricht mit unangezeigtem Bild -> "Bilder anzeigen" |
F: Wie kann ich einer Nachricht eine Signatur hinzufügen?
A: Ihre neu verfasste Mailnachricht können Sie automatisch mit Ihren Adressdaten (Ihrer Visitenkarte in Text- / Bildform) abschliessen lassen (Abb. 1). Wählen Sie dazu bitte eine der folgenden Aktionen aus ...
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Abb. 1: Signatur hinzufügen |
Die Signatur selbst wird in den Vorgaben erfasst oder ausgewählt ... (Abb. 2)
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Abb. 2: Signatur erfassen |
F: Wie kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer Mail anzeigen?
A: Öffnen Sie die gewünschte empfangene Nachricht und wählen:
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Abb.: MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions)-Header einer empfangenen (Internet-) Nachricht anzeigen |
Hinweise:
F: Wie erfasse ich Ferien im Kalender?
A: In der Kalenderansicht erstellen Sie einen Eintrag vom Typ Ganztägige Veranstaltung und wiederholen diesen für die Dauer Ihrer Ferienabsenz. Als Kategorie wählen Sie Urlaub, sodass, beim Speichern, nach der Einrichtung eines Abwesenheitsagenten (siehe FAQ-Eintrag oben im Abschnitt "Mail" > "Bearbeiten") gefragt wird.
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Abb.: Ferien im Kalender eintragen |
F: Kann ich den Kalendereintragstyp und / oder die Wiederholungen nachträglich ändern?
A: Ja und Nein.
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In einen anderen Kalendertyp KOPIEREN funktioniert hingegen:
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Abb. 2: Kopieren in anderen Typ |
F: Wie kann ich die Besprechungsdauer nachträglich ändern?
A: Öffnen Sie, als Besprechungsleiter, die Besprechung und wählen die ...
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Abb.: Besprechung neu terminieren |
F: Wie kann ich die Kalenderhintergrund- und Textfarbe festlegen?
A: Die Farben für einen Kalendereintrag legen Sie in den Benutzervorgaben fest:
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Abb.: Hintergrund- und Textfarbe festlegen |
F: Wie kann ich eine Zeitverschiebung einplanen?
A: Zwei Möglichkeiten existieren für Zeitverschiebungen:
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Abb. 1: Zeitzonen mitberücksichtigen beim Start- / Enddatum |
Zusätzliche Zeitzonen werden nur in der Ansicht "Ein Tag, "Zwei Tage", "Eine Woche" und "Eine Arbeitswoche" angezeigt, nicht jedoch bei "Ein Monat". Aktivier- und bennbar sind die Zonen in den Vorgaben, unter...
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Abb. 2: Zeitzonen anzeigen |
F: Kann man den Notes-Kalender nach iCal synchronisieren?
A: Nein. (Umgekehrt hingegen schon. iCal-Feeds sind im Notes-Kalender abonnierbar. Siehe nachfolgenden Eintrag "Andere Kalender abonnieren")
F: Kann der Kalender nach dem Notes-Start automatisch geöffnet werden?
A: Ja. Dazu müssen Sie ein Lesezeichen im Verzeichnis Start erstellen:
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Abb. 1: Start-Lesezeichen erstellen |
Die erstellten Lesezeichen werden in der Schnellstartliste / leiste angezeigt, von wo sie wieder via Kontextmenübefehl Entfernen entfernt werden können:
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Abb. 2: Start-Lesezeichen verwalten |
F: Wie kann ich anderen Benützern Zugriff auf meinen Kalender gewähren?
A: Die Zugriffsrechtedelegation für Kalender erfolgt am gleichen Ort wie für Mailboxen. Siehe dazu den FAQ-Eintrag Zugriffsrechte auf Mailbox delegieren unter dem Webseitenabschnitt Mail > Sicherheit.
Um einem Benützer Einsicht in die Kalenderdetails (= Datum, Uhrzeit, Betreff, NICHT Kalenderinhalt), nicht aber Aufgaben- und Kontaktezugriff zu gewähren, gehen Sie bitte folgendermassen vor:
Bis die Delegierungsangaben auf allen Servern verteilt sind, dauert es eine Weile.
F: Wie kann ich Zugriffsrechte auf meinen Zeitplan anderen Benützern gewähren?
A: Zugriffsrechte delegieren Sie in den Vorgaben:
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Hinweise:
F: Wie kann ich meinen Zeitplan (Verfügbarkeitszeiten) verwalten?
A: Der Zeitplan ist nicht dasselbe wie der Kalender.
Auf den Zeitplan greifen Sie in Windows über folgenden Menübefehl zu:
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Abb.: Zeitplan (hinten) und Register "Nach verfügbaren Zeiten suchen" (vorne) |
F: Wie kann ich eine Besprechungseinladung mitsamt Alarm erstellen?
A: In Notes existieren für fast alle Aktionen mehrere Wege. Einen Kalendereintrag erstellen Sie auf folgende Arten:
Wählen Sie zwischen fünf verschiedenen Eintragstypen aus: Besprechung, Termin, ganztägige Veranstaltung, Erinnerung und Jahrestag (Abb.). Bitte beachten Sie, dass nur bei einer Besprechung Teilnehmer eingeladen und Räume / Resourcen reserviert werden können.
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Zusatzoptionen: (oben rechts im Eingabeformular (Abb.)
Als Alarm stehen drei Formen zur Auswahl: Dialogbox, Klang und Email-Nachricht.
F: Wie kann ich andere Kalender öffnen?
A: Wünschen Sie die Kalendereinträge eines anderen Benützers zu bearbeiten, und nicht, wie bei den abonnierten Kalendern, lediglich anzeigen zu lassen, öffnen Sie diesen vorgängig. Wählen Sie dazu den Menübefehl ...
oder den Kontextmenübefehl des abonnierten Kalenders ...
oder, im Navigationsfenster der Mailansicht, den Verzeichnisbefehl
und wechseln von dort aus auf den gewünschten Kalender. Egal, von wo und wie Sie die Kalender anschauen, sofern Sie zugriffsberechtigt sind, haben Sie immer die Möglichkeit, die Kalenderdetails zu lesen und zu bearbeiten.
F: Wie kann ich Kalender anderer UZH-Angehöriger anzeigen lassen?
A: Mit den notwendigen Zugriffsrechten (siehe FAQ 8, "Kalenderzugriffsrechte delegieren") ausgestattet, können Sie die Kalender anderer UZH-Angehöriger in Ihrer Kalenderansicht anzeigen lassen (abonnieren). Nur anzeigen lassen, nicht bearbeiten. Gehen Sie dazu bitte folgendermassen vor. Wechseln Sie zur Kalenderansicht ...
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Als Resultat erscheint, im Verzeichnis "Kalender anzeigen", eine dauerhafte Verknüpfung (Link) zum entsprechenden Kalender (Abb.). Die Kalendereinträge werden nur bei aktiviertem Kalender angezeigt (Häkchen gesetzt).
Hinweise:
F: Wie kann ich die Kalendereinträge meines Gmail-Kontos (Google) in Notes anzeigen lassen?
A: Wechseln Sie bitte zur Kalenderansicht ...
Als Resultat erscheint, im Verzeichnis Kalender anzeigen, eine dauerhafte Verknüpfung (Link) zum entsprechenden Kalender (Abb. 2). Die Kalendereinträge werden nur bei aktiviertem Kalender angezeigt (Häkchen gesetzt).
Die Notes-Kalenderansicht dient lediglich der Anzeige. Sie können keine Google-Termine in Notes bearbeiten. Sollte es Probleme beim Abonnieren geben, entfernen Sie den abonnierten Kalender und abonnieren ihn erneut oder schliessen und öffnen den Notes-Kalender nochmals.
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Abb. 1: Google-Kalender (Gmail) abonnieren als iCalendar |
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Abb. 2: Gmail-Termin angezeigt im Notes-Kalender |
Das Abonnieren des Google-Kalenders über den Befehl Kalender Hinzufügen > Google Calendar (TM), egal, ob als persönlichen (Benutzername, Kennwort) oder öffentlichen (URL) Kalender, funktioniert zurzeit nicht. Sie werden ein gelbes Dreieck angezeigt bekommen mit Warnmeldungen der Art Kalender nicht verfügbar ...
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Abb. 3: Meldungen beim Versuch, Google-Kalender als Typ Google Calendar (TM) zu abonnieren Hinweis:
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F: Kann ich Ressourcenkalender oder den Reservationskalender eines Raumes abonnieren?
A: Falls existent (von Ihrem IT-Verantwortlichen des Instituts beantragt), können Sie einen Institutsressourcenkalender abonnieren. Dazu tippen Sie entweder direkt den Namen einer sich darin befindenden Ressource (Raum) im Feld "Benutzername" ein (Abb. Punkt 3) oder wählen, anstelle des Notes-Benutzer-Kalenders (Abb. Punkt 2), Notes-Anwendungs-Kalender aus und suchen nach der entsprechenden Ressourcendatenbank:
Über die Schaltfäche Ansicht nach Raum oder Ressource in der Kalender-Aktionsmenüleiste (Abb. Punkt 6) blenden Sie den Kalender einer einzelnen Ressource ein (falls nicht angezeigt, vorgängig einen beliebigen Eintrag anklicken). Diese Auswahl wird NICHT gespeichert, sodass beim nächstmaligen Aufruf der Ressourcendatenbank wiederum ALLE Ressourcen in der Kalenderansicht angezeigt werden. (Das ist seitens des Softwareherstellers so gewollt.)
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Die Ressourcendatenbank lässt sich separat, losgelöst von Ihrer Kalenderansicht, öffnen:
Nach Bedarf können Sie jetzt ein Lesezeichen auf die Ressourcendatenbank erstellen und die Ressourcendatenbank inskünftig über die Schnellstartliste (Leiste) öffnen:
F: Beim Abonnieren einer Ressourcendatenbank erscheint die ...
-> Warnung "Anzahl Ereignisse überschreitet den Grenzwert der Benutzeroberfläche"
A: Um dennoch den Ressourcenkalender angezeigt zu bekommen, wählen Sie bitte einen der folgenden Punkte:
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F: Wie kann ich einen abonnierten Kalender entfernen?
A: Fahren Sie dazu bitte mit der Maus über den abonnierten Kalender und wählen dazu den ...
F: Wie kann ich einen anderen Kalender importieren und exportieren?
A: Wählen Sie dazu bitte fogende Schritte ...
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Abb.: Kalender importieren und exportieren |
F: Wie kann ich einen importieren Kalender wieder entfernen?
A: Wählen Sie dazu bitte fogende Schritte ...
Nicht mehr benötigte importierte Kalender oder Kalendereinträge können gelöscht werden über die beiden Menübefehle...
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F: Wie kann ich den UZH Feiertagskalender importieren?
A: Wählen Sie dazu bitte die Schritte einer der folgenden Punkte:
Wenn Sie den Import des UZH Kalenders vor dem 19. September 2013 gemacht haben, haben Sie für den Sechseläuten-Montag 2014 einen falschen Termin importiert. Importieren Sie den UZH-Kalender erneut, um den Termin zu korrigieren.
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Abb.: UZH Feiertage importieren |
Hinweise:
F: Wie kann man vertrauliche Kontakte vor unberechtigtem Zugriff schützen?
A: Dies kann auf zwei Arten erfolgen:
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Abb.: Kontakt als privat markieren |
F: Wie kann man Kontakte ausdrucken?
A: Es gilt zwischen dem Anzeige- und Druckformat zu unterscheiden. Die jeweiligen Einstellmöglichkeiten erfolgen folgendermassen:
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Abb.: Auswahl des Kontaktanzeige- und Druckformats |
Hinweis:
F: Wie benachrichtige oder lade ich eine Kontaktperson schnell ein.?
A: In Ihrer Kontaktansicht führen Sie bitte einen der folgenden Schritte aus ...
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F: Wie fügt man UZH-Kontakte einem Adressbuch hinzu?
A: In Ihrer Kontaktansicht führen Sie bitte folgende Schritte durch:
Der UZH-Kontakt wird mit Vor- / Nachnamen Ihrem Adressbuch hinzugefügt.
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Abb.: UZH-Kontakt den eigenen Kontakten (Adressbuch) hinzufügen |
F: Kann man die lokalen Kontakte auch in iNotes verwenden?
A: Ja. Aktivieren Sie bitte die Kontakte-Synchronisation (Replikation) in Ihren Benutzervorgaben:
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Abb.: Checkbox "Kontakte synchronisieren" in den Benutzervorgaben und im Hintergrundreplikator |
F: Wie kann man Kontakte importieren und exportieren?
A: Führen Sie bitte folgende Menübefehle aus:
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F: Wieso werden nach einem Import Umlaute falsch dargestellt?
A: Vor einem Import / Export bitte verifizieren, ob in den Ländereinstellungen der Benutzervorgaben der Zeichensatz Unicode (UTF-8) ausgewählt ist:
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Abb.: Unicode (UTF-8) Zeichensatz in den Vorgaben einstellen |
F: Wie kann ich die Aufgaben im Kalender anzeigen lassen?
A: Die entsprechende Einstellungsoption dazu finden Sie in den Benutzervorgaben (Mac: Einstellungen) unter ...
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F: Wie kann ich auf die Aufgaben anderer Benützer zugreifen?
A: Die Aufgaben anderer Personen öffnen Sie mit dem Navigationsverzeichnisbefehl ...
Ob Sie die Aufgaben nur lesen, oder aber auch editieren dürfen, hängt von Ihren Zugriffsrechten ab, die Sie von den anderen Personen erhalten haben. Desweiteren können Aufgaben, während der Aufgabenerstellung, als privat markiert worden sein. Bei fehlenden Zugriffsrechten erscheint die Meldung ...
-> Sie sind zur Durchführung dieser Operation nicht berechtigt!.
Zugriffsrechte delegieren
Um jemand anderem Zugriff auf Ihre Aufgben zu gewähren, wechseln Sie bitte in die Benutzervorgaben:
- Mit dem Knopf Hinzufügen fügen Sie die gewünschten Personen in Ihre Liste der zugriffsberechtigten Personen hinzu.
- Mit dem Knopf Entfernen entziehen Sie den Personen jegliche Rechte.
- Mit dem Knopf Zugriff ändern legen Sie die Zugriffsart (lesen / schreiben) für zugriffsberechtigte Personen fest.
F: Kann man die Notes-Notizen auch in iNotes verwenden?
A: Ja. Führen Sie bitte die Notizbuch-Synchronisation durch:
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Abb.: Notes-Notizbuch mit iNotes synchronisieren |
F: Wie und wo erstelle ich Mail-In's?
A: Ein Mail-In (unpersönliche Mailbox -> kein Login notwendig) wird im UZH Management erstellt, bearbeitet und gelöscht. Institutsangehörige mit Wunsch nach einem Mail-In wenden sich dazu bitte an den IT-Verantwortlichen ihres Instituts. Sollte Ihr IT-Verantwortlicher Sie als BesitzerIn eines oder mehrerer Mail-In's angegeben haben, sind Sie befähigt, über die Webseite UZH Management Delegierungstool (t.uzh.ch/mailin), Zugriffsrechte auf diese Mail-In's zu delegieren.
Hinweise:
Sinn und Zweck eines Mail-In's ist nicht die Ansammlung mehrerer Individualkonti, sondern das Zurverfügungstellen eines einzigen gemeinsamen Kontos mit Mehrpersonenzugriff.
F: Existiert eine Übersichtsliste aller Mail-In's?
A: Ja und Nein.
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Abb.: Mail-In-Übersicht in der Verzeichnissuche |
F: Warum erscheinen im Mail-In-Navigationsfenster keine Verknüpfungen zu anderen Mailboxen?
A: Links zu anderen Mailboxen sind zwar in den Vorgaben auswählbar, werden jedoch im Navigationsfenster, aus Sicherheitsgründen, nicht angezeigt. Fügt ein Zugriffsberechtigter eine Verknüpfung hinzu, sollen nicht automatisch alle Mail-In-Zugriffsberechtigten Zugriff auf die verlinkte Mailbox haben.
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F: Sind Mail-In-Kalendereinträge mit Alarmfunktion möglich?
A: Ja, beschränkt. Alarme werden nur bei entsprechender aktiver Arbeitsumgebung (AU) ausgelöst. Haben Sie noch keine der Mail-In angepasste Arbeitsumgebung, erstellen Sie sie neu.
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Abb.: Mail-In Arbeitsumgebung einrichten |
Hinweis:
F: Ist der "gelesen"-Status einer E-Mail bei allen Zugriffsberechtigten gleich?
A: Nein. Der gelesen-Status ist benützerbezogen. Liest ein zugriffsberechtigter Benützer eine Mail, wird nur bei ihm der "gelesen"-Status aktualisiert. Bei allen anderen zugriffsberechtigten Benützern steht der "gelesen"-Status weiterhin auf "ungelesen", da sie ja die Mail noch nicht gelesen haben.
Alternative: Möchte man dennoch eine Möglichkeit haben, anderen mitzuteilen, dass die Nachricht von mindestens einer Person gelesen wurde, kann man einen neuen Ordner "gelesen" erstellen und alle gelesenen Mails dorthin verschieben.
F: Können private Kalendereinträge im Mail-In erstellt werden?
A: Ja!
F: Warum werden nur Suchresulate aus der persönlichen Mailbox angezeigt und nicht aus der Mail-In?
A: Zwei Mail-In-Suchmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung. Suchen Sie...
aber nur wenn als Arbeitsumgebung die MailIn-Arbeitsumgebung (Mailbox) eingestellt ist. Notes-Menübefehle und die Gesamtsuche beziehen sich immer nur auf die aktuell ausgewählte Arbeitsumgebung. UZH Online, beispielsweise, bezieht sich auf Ihre persönliche Mailbox. Bei Unklarheiten bitten Sie Ihren IT-Verantwortlichen um Hilfe.
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Abb.: Mail-In Arbeitsumgebung einrichten |
Hinweis:
F: Wie arbeite ich mit einem Gruppenkalender?
Gruppenkalender öffnen
Um einen existierenden Gruppenkalender zu öffnen, gehen Sie bitte folgendermassen vor:
Gruppenkalender erstellen
In der oberen Ansichtshälfte des geöffneten Gruppenkalenders (Abb.) sind die Zeitpläne der Gruppenmitglieder abgebildet. In der unteren Ansichtshälfte erscheinen, nach Doppelklick auf einen Mitgliedsnamen oder dem Kontextmenübefehl Kalender öffnen eines Termins, die jeweiligen detaillierten Kalenderdaten.
Gruppentermin planen
Verfügbarkeitszeiten sind nicht nur im Gruppenkalender, sondern auch im Besprechungsformular (Register Nach verfügbaren Zeiten suchen) einsehbar. Einige Unterschiede zueinander:
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Gruppenkalender bearbeiten oder löschen
Hinweise
F: Welche weiteren Möglichkeiten bietet der Gruppenkalender an?
A: Von der Ansicht des Gruppenkalenders aus ...
Je nach ausgewähltem Benützer und Kalendereintragstyp erscheinen in der Kalenderaktionsleiste (Abb.) mehr oder weniger Befehle. Über den Aktionsbefehl Neu > Aufgabe werden neue Aufgaben erstellt und den Gruppenangehörigen zugewiesen. Die zugewiesenen Aufgaben erscheinen in der Miniview-Ansicht links unten in der Gruppenkalenderansicht.
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F: Was ist Sametime und wie benütze ich das Programm?
A: Sametime ist eine Instant-Messaging Software. Die Grundversion des Sametime-Clients wird automatisch während der Notes Installation mitinstalliert. Für die Installation erweiterter Funktionalität (z.B. Audio- und Videoübertragung) muss der Benützer zusätzlich das Sametime-Plugin (Datei) von der UZH-Connect Webseite herunterladen und installieren. (Ab der Notes-Verion 10 ist kein Plugin mehr notwendig. Sametime ist in seiner vollsten Funktionalität integriert.)
Dem Benützer ist es freigstellt, sich nach dem Notes-Start beim Sametime-Server anzumelden (Abb. 1, links). Die Anmeldedaten (Benützername, Passwort, Server: sametime-community.uzh.ch) werden in den Benutzervorgaben unter Sametime > Server-Community abgespeichert (Abb. 2). Dort können sie, im Falle von Anmeldeproblemen, mit der Schaltfläche Benützer zurücksetzen, gelöscht werden (Abb. 1, rechts).
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Einmal beim Server angemeldet, kann sich der Benützer anderen Benützern mit dem Kommunikationsstatus "Verfügbar", "Abwesend", "In einer Besprechung" oder "Bitte nicht stören" präsentieren. Der Status ist über die Dropdown-Liste des An-/Abmelden-Befehls in der Sametime-Menüleiste setzbar. Inaktive Benützer sind am gelben Rhombus-Symbol erkennbar. Nicht-Angemeldete sind ausgegraut.
Auch Gruppen sind der Kontaktliste hinzufügbar. Der Unterschied zwischen einer persönlichen und öffentlichen Gruppe liegt in der freien Kontaktezusammenstellung. In der persönlichen Gruppe wählt der Benutzer die Mitglieder selber aus, in der öffentlichen Gruppe sind sie durch den Systemadministrator vorgegeben.
F: Wie funktioniert die Videokonferenz?
A: Mit der Videokonferenzfunktion können Sie den Gesprächspartner während der Kommunikation sehen. Dazu müssen Sie zuerst in den Vorgaben Angaben zu Ihrem Mikrofon, Lautsprecher, Rufton und der Kamera machen:
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Abb. 1: Sametime-Vorgaben: Telefonie, Audio und Video |
Sollte auf Mac-Rechnern die Kamera in den Notes-Einstellungen nicht auswählbar sein ...
-> das Gesichtserkennungsprogramm FaceTime starten und die Kamera ist wieder auswählbar.
Wurde ....
Sie können anrufen.
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Abb.2: Anrufer (links): Kontextmenü & Schnellstartsymbol (Win) - Angerufene (rechts): Annahme-Dialogbox (Mac) |
Der Empfänger wird zur Kommunikationsannahme aufgefordert und die Videokonferenz beginnt. Im Bildzentrum des Konferenzfensters sehen Sie den Kommunikationspartner, sich selber im kleinen Bild links unten (Abb. 3).
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Abb.3: Konferenzfenster (Beispielbild) |
Hinweis:
F: Wieso kann ich kein Bild "empfangen"?
A: Wenn das Konferenzfenster erschienen ist, Sie jedoch nur ein schwarzes oder weisses Bild sehen, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Darstellungs- oder Empfangsproblem. Versuchen Sie...
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Abb.: Kein Bild (links) und weisses Bild (rechts) |
F: Kann man mit Sametime Screenshots erstellen und senden?
A: Ja! Klicken Sie dazu im Sametime-Schnellstartmenü auf die Schaltfläche ...
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Abb.: Screenshot (Bildschirmfoto) erstellen (links) und bearbeiten (rechts) |
F: Welche Suchmöglichkeiten existieren?
A: Es gibt vier verschiedene Suchmöglichkeiten:
1.) Schnellsuche:
Anfangsbuchstaben des Suchwortes direkt in Tastatur eingeben
-> Resultat: Mauszeiger springt zum ersten Suchresultat
2.) Einfachsuche:
Menübefehl Bearbeiten > Suchen/Ersetzen
-> Resultat: Mauszeiger springt durch Betätigung der Weitersuchen-Schaltfläche von Suchresultat zu Suchresultat.
Suchoptionen:
3.) Gesamtsuche:
Suchfeld (Lupensymbol) rechts oben in der schwarzen Symbolleiste
-> Resultat: Ergebnisliste im Übersichtsfenster (separates Register), plus weitere Suchworte im Navigationsfenster
Suchoptionen:
4.) Volltextsuche:
Menübefehl Ansicht > In dieser Ansicht suchen
-> Resultat: Ergebnisliste im Übersichtsfenster (kein separates Register)
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Abb.: Vier Suchvarianten |
F: Was ist die Volltext-Suche genau?
A: Mit der Volltextsuche haben Sie die Möglichkeit, durch Anwendungsindizierung den Suchprozess zu beschleunigen und die Suchanfrage zu präzisieren. Bei der Indizierung wird im Hintergrund eine separate Tabelle (Datei) mit vorsortierten Wörtern erstellt. Ob Ihre Anwendung indiziert ist, erkennen Sie am Punkt rechts oben neben der "Suchen" Schaltfläche (Abb. 1). Grün heisst indiziert, rot nicht indiziert. Bei rotem Punkt können Sie mit der Schaltfläche Index erstellen (Abb. rechts unten) eine neue lokale Indexdatei erstellen. Bei grünem Punkt die Indexdatei aktualisieren. Zum Starten der Suche führen Sie bitte folgende Schritte aus:
Volltext-Suchfeld anzeigen: | Menübefehl Ansicht > In dieser Ansicht suchen |
Suche verfeinern: | Auf Knopf mit nach unten zeigenden Pfeilspitzen klicken, Bedingungen angeben und Optionen bestimmen (Abb.). |
Suche starten: | Suchtext eingeben > Suchen-Schaltfläche oder Eingabetaste (engl. "Enter") drücken. |
Ergebnisliste löschen: | Nach der Ergebnislieferung erscheint die Schaltfläche Ergebnisliste löschen rechts neben der "Suchen"-Schaltfläche (Abb.). |
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Bedingungen:
Schaltfläche | Beschreibung |
Datum: | Erstellungs- oder Änderungsdatum und Zeitraum angeben (z.B. "am", "nach dem", "zwischen" etc.). Siehe auch (1) unter Hinweise (ganz unten). |
Autor: | Suche nach Dokumenten, bei welchen die angegebenen Personen als letzte Bearbeiter geführt werden. Siehe auch (2) unter Hinweise (ganz unten). |
Feld: | Zu durchsuchendes Feld und (durch Komma getrennte) Suchbegriff(e) angeben. |
Maske: | Nur nach Dokumenten mit bestimmtem Aussehen (Ansichten) suchen. Z.B. nach Antworten, Antworten mit Protokoll und Anhang, Kalendereinträgen oder Aufgaben. |
Mehrere Wörter: | Ein oder mehrere Begriffe angeben, nach denen die Dokumente durchsucht werden sollen. |
Beispielmaske: | Suchbegriffe direkt in zu durchsuchende Ansichtsfelder eingeben. |
Optionen:
1.) Mit Wortvarianten | ||||||
Suche nach... | Schwimmender | schwi | schwim | schwime | schwimm, schwimme | Produkt |
findet... | schwimmend | - | Schwimmer | Schwimmer | schwimme, Schwimmer | Produkte, Produktion |
nicht jedoch... | Schwimmanzug, Schwimmerl, schwimmep, schwimmbar, schwimmest, schwimmen | |||||
Produkten, Produktivität, Produktbeschreibung, produzieren |
2.) Unscharfe Suche | ||||||
Suche nach... | Benutzer | Benutzeranforderung | Kommunikation | Kaliforrnien (falsche Schreibweise) | ||
findet... | Benutzerdienste | Benützeranforderung, Benutzer hat Anforderung |
kommunikativ, Kommuni-kation | Kalifornien (richtige Schreibweise) |
3.) In Ergebnissen suchen | ||||||
Nach Abschluss des ersten Suchganges ist diese Option aktivierbar. (Bsp.: Im ersten Durchgang nach "Wiki", im zweiten nach "Passwort" suchen.) |
4.) Ergebnissortierung | ||||||
"Nach Relevanz" (Anzahl Begriffsübereinstimmungen) / "erster oder letzter Änderung" / (Sortier-) "Reihenfolge beibehalten" / "alle Dokumente anzeigen" (wobei Treffer blau hervorgehoben werden) |
F: Welche Dokumenteigenschaften werden überprüft?
A: Je nachdem, ob nach Erstellungs- oder Änderungsdatum gesucht wird, werden folgende Dokumenteigenschaften (Felder) überprüft:
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Abb.: Dokumenteigenschaften |
Hinweise:
F: Welche Dokumenteigenschaft wird überprüft?
A: Es wird NICHT nach Absender, sondern nach zuletzt bearbeitenden Personen gesucht. Jedes Dokument führt im Hintergrund eine Liste (techn.: Feld [$UpdatedBy]) von das Dokument zuletzt speichernden / ändernden Personen (o. Servern) mit sich. Der erste (oberste) Eintrag repräsentiert den Dokumentersteller, der letzte (unterste), die zuletzt an einem Dokument arbeitende Person.
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Abb. 1: Nach Autor suchen |
Um nach dem Absender (techn.: Feld [From]) zu suchen, schreiben Sie entweder von Hand ins Suchfeld ...
oder markieren in der Ansicht eine Mail von der gewünschten Person und klicken im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Suchen > Vom Absender. Folglich wird der Suchtext automatisch in das Suchfeld eingefügt.
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Abb. 2: Nach Absender suchen |
F: Wie finde ich die verschlüsselten E-Mails in meiner Mailbox?
A: Lassen Sie sich die Volltextsuche anzeigen via Menübefehl Ansicht > In dieser Ansicht suchen und suchen danach nach dem Feld Encrypt.
Ordner Alle Dokumente > Doppelpfeilsymbol (Suchoptionen öffnen)
> Schaltfläche Feld > Feldwert: Encrypt > enthält > Wert: 1
> Schaltfläche Hinzufügen > Suchen
Alternativ schreiben Sie direkt von Hand ins Suchfeld ...
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F: Nach welcher Logik funktioniert die Suche mit Wortvarianten?
A: Die Suche mit Wortvarianten sucht nach gleichen Zeichenketten gleicher Bedeutung. Das heisst, nach durch Präfixe und Suffixe entstehende Abwandlungen des Grundbegriffes (Eingabewortes).
Hinweis:
F: Welche Logik verbirgt sich hinter der unscharfen Suche?
A: Die unscharfe Suche sucht nach gleichen Zeichenketten ungleicher Bedeutung. Das ist nützlich bei Tippfehlern oder ungenauen Scanergebnissen, weil diese durch eine Suche mit Platzhaltern nicht gefunden werden können. Das im Suchfeld eingegebene Wort (EW) soll exakt oder mindestens prozentual davon (PW) im Suchresultat (RW) wiedergefunden werden.
MATCHINGLEVEL XX Eingabewort
F: Werden bei der Suche die Anhänge mitdurchsucht?
A: Ja. Anhänge werden automatisch mitdurchsucht. Zwei Punkte sind dabei zu beachten:
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Abb.: Anhänge mitindizieren beim Erstellen eines Indexes |
F: Wir funktioniert die Web- / Notes-Abfragesyntax?
A: Wird nach mehreren Begriffen gesucht, enthalten die gefundenen Dokumente die Suchwörter nicht in der eingegebenen Reihenfolge. Dies entspricht der Suche mit Websyntax. Bei der Suche mit Notes-Syntax wird die Eingabereihenfolge mitberücksichtigt. Die Einstellung dazu finden Sie in den Vorgaben unter: