FAQ iNotes

  Mail

F: Wie verschiebt man Nachrichten in andere Ordner?

A: Wählen Sie mit der Maus die zu verschiebende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD-) oder SHIFT-Taste.

• Drag & Drop: Mails direkt mit der Maus in den gewünschten Ablageordner im Navigationsverzeichnis verschieben.
• Kontextmenü (rechte Maustaste): Befehl Ordner > In Ordner verschieben ausführen.
• Aktionsschaltfläche: Ordnersymbol anklicken (oder den kleinen Pfeil ▼ rechts daneben plus den Befehl In Ordner verschieben) und aus der erscheinenden Dialogbox den gewünschten Ablageordner auswählen.

F: Wie kopiert man Nachrichten in andere Ordner?

A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

• Kontextmenü (rechte Maustaste): Befehl Ordner > In Ordner kopieren wählen.
• KEIN Drag & Drop: Mails können, bei gedrückter CTRL-Taste, NICHT direkt mit der Maus in den gewünschten Ablageordner verschoben werden. Das funktioniert nur im Notes Client.
• Aktionsschaltfläche: Auf den kleinen Pfeil ▼ rechts neben dem Ordnersymbol und den Befehl In Ordner kopieren klicken. Aus der erscheinenden Dialogbox den gewünschten Ablageordner auswählen.

F: Kann man Nachrichten in andere Mailboxen kopieren?

A: Nein!

• Das Kopieren funktioniert nur über die Dialogbox In Ordner kopieren (siehe Frage 2.) ). Dort erscheinen lediglich die eigenen Ordner (des angemeldeten Benützers), nicht diejenigen einer anderen Person (Mailbox).
• Mit dem Notes Client ist das möglich.

F: Wie leitet man Nachrichten auf eine andere Adresse um?

A: Eingehende Nachrichten können Sie in iNotes via Filter (Regeln) automatisch an andere Personen weiterleiten lassen. Erstellen Sie dazu bitte eine neue Mailregel mit der / den gewünschten Bedingung(en) und Folgeaktion(en) (Abb. 1).

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass das automatische Weiterleiten von dienstlichen E-Mails an eine externe Adresse bzw. an einen externen Speicherort gegen die Vorgaben des Datenschutzes verstossen kann.

Siehe auch Checkliste Datenschutz im Büroalltag des (www.dsd.uzh.ch).

1. Navigationsverzeichnis Werkzeuge > Regeln öffnen,
2. Aktionschaltfläche Neue Regel drücken (Aktionsleiste oberhalb des Ansichtsfensters),
3. Bedingung erstellen und hinzufügen,
4. Aktion erstellen und hinzufügen,
5. Mailregel aktivieren.
6. Auf Schaltfläche Speichern und schliessen klicken.

• Mailregeln werden immer pro Nachricht angewendet.
• Mailregeln können nicht für vor der Regelaktivierung empfangene Nachrichten angewendet werden.
• Eine Regelbedingung darf die folgenden Zeichen nicht enthalten: \ ; , * " (iNotes zeigt Warnmeldung an.)
• Die Regelreihenfolge (top-down) beeinflusst die Abarbeitungsreihenfolge.
• Enthalten mehrere Mailregeln gleiche Bedingungen, die weitere Regelabarbeitung mit der Aktion Verarbeitung stoppen anhalten
• Vor dem Löschen einer Regel, diese immer bitte zuerst DEAKTIVIEREN.
• Sie dürfen keine Nachrichten an sich selbst weiterleiten.
• Vorsicht bei Abwesenheitsmeldungen! Weitergeleitete und gelöschte Nachrichten erzeugen keine Abwesenheitsmeldung. Nur als Kopie abgelegte Nachrichten werden vom Abwesenheitsasisstenten als eingehende Nachrichten erkannt.

F: Wie filtert man SPAM-Nachrichten heraus?

A: Als Spam erkannte Nachrichten werden in den Ordner SPAM verschoben. Bitte überprüfen Sie diesen regelmässig, um fälschlicherweise als Spam klassierte Nachrichten nicht zu übersehen.

F: Warum werden beim Tippen immer andere Adressen eingeblendet?

A: Empfängeradressen Ihrer zuletzt gesendeter Mails werden in der sogenannten Schnelladressierungsliste gespeichert. Löschen Sie diese von Zeit zu Zeit unter...

• Mehr > Vorgaben > Allgemein > Schnelladressierung

F: Wie kann man Nachrichten im "Klartext" (formatierungslos, rein, engl. "Plain Text") verschicken?

A: Wählen Sie in den Benutzervorgaben:

• Mail > Allgemein > In diesem Format senden: Einfacher Text

• Viele Email-Clients zeigen "Einfachen Text" mit der Courier-Schrift an.

F: Wie kann man Nachrichten mit 'Protokoll im Internetstil' beantworten?

A: Wählen Sie beim Beantworten den Befehl Antwort mit Protokoll im Internetstil.

• Das Vorzeichen '>' ist in den Vorgaben (Mail > Allgemein) setzbar.

F: Warum werden im Nachrichtentext keine Umlaute ('ä'/'ü'/'ö') angezeigt?

A: Verfasst der Absender seine Mail nicht mit dem Zeichensatz UTF-8 (Unicode), sondern z.B. mit ISO-8859-1 (Westlich), werden die Umlaute beim Absender nach dem Versenden (nicht während des Schreibens) unterdrückt und beim Empfänger nicht mehr angezeigt. Der Absender sollte aus diesem Grunde immer UTF-8 als Zeichensatz eingestellt haben:

• Firefox: Menübefehl Ansicht > Zeichenkodierung > Unicode (UTF-8)

F: Warum werden die in der Mail eingebetteten Bilder nicht angezeigt?

A: Aus Sicherheitsgründen ist in den Vorgaben (Mail > Anzeigen) einstellbar, dass bei Nachrichten von ausserhalb des Notes Systems (aus dem Internet), Bilder zuerst vom Benützer geladen werden müssen:

• Zum Schutz der Privatsphäre keine Remote-Bilder ohne meine Zustimmung anzeigen

Bei der empfangenen Mail bitte folgende Aktion tätigen:

• Bilder anzeigen im Email-Kopf klicken

• Vorsicht bei (externen) Bildern in Html-kodierten Mails: SPAM-Verdacht.
• Vorsicht bei (externen) Bildern in Newslettern.

Die Browser selbst müssen die Anzeige von Remote Bildern auch erlauben:

• Firefox: Extras > Einstellungen > Inhalt > Grafiken laden
• IExplorer: Extras > Internetoptionen > Erweitert > Multimedia > Bilder anzeigen

F: Wie kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer Mail anzeigen?

A: Markieren Sie die gewünschte Nachricht in der Mailübersichtsliste und wählen:

• Aktionsschaltfläche Mehr > MIME-Header anzeigen oder
• Kontextmenü (rechte Maustaste) > Mehr > MIME-Header anzeigen

• Kopfzeilen zeigen nachrichtenspezifische Felder an:
  Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit, Client, Mailserver etc.
• MIME vollständig anzeigen zeigt zusätzlich den Mailtext an.

F: Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Entfernen im 'Gesendet'-Ordner?

A: Beim Löschen von Mails aus dem 'Gesendet'-Ordner erscheint eine Dialogbox mit Auswahl zum Löschen und Entfernen:

• Ein direktes Löschen / Entfernen (ohne vorherige Rückfrage) ist in den Vorgaben (Mail > Allgemein) einstellbar.
• Entfernte Mails erscheinen NICHT im Papierkorb, gelöschte schon.
• Gelöschte Mails verschwinden aus allen Ordnern UND Unterordnern.
• Aus Unterordnern gelöschte Mails verschwinden autom. auch aus dem 'Gesendet'-Ordner.
• Gelöschte Mails sind aus dem Papierkorb wiederherstellbar (zurück in alle Ursprungsordner, inkl. 'Alle Dokumente'-Ordner).
• Mails können per Drag & Drop in den Papierkorb verschoben werden.
• In den 'Gesendet'-Ordner kann NICHT kopiert werden.

F: Nach welcher Zeit wird der Papierkorb automatisch geleert?

A: Die Entleerungsperiode legen Sie in den Benutzervorgaben fest:

• Mail > Allgemein > Ansichts- und Ordnerverwaltung >
  Dokumente im Ordner 'Papierkorb' löschen nach X Stunden.

• Der Standard an der UZH sind 48 Stunden.

F: Kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

A: Sollten sich die gelöschten Nachrichten noch im Papierkorb befinden, klicken Sie zur Wiederherstellung der Mails auf die Aktionsschaltfläche Wiederherstellen.

Sollten Nachrichten vom Benützer, trotz Rückfrage, auch aus dem Papierkorb gelöscht worden sein, ist ein Wiederherstellen grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Backups und Sicherheitsvorkehrungen der Zentralen Informatik sind nur für Disaster Recovery im Falle von Systemfehlern vorgesehen.

• Empfehlung: Regelmässig manuell Backups / Sicherungskopien erstellen (Am besten mit dem Notes-Client).
• Siehe auch Serverausfall - Was sind die Einschränkungen, wenn ein Server ausfällt.

F: Wie kann man die Nachrichtenvorschau unten anzeigen lassen?

A: Um die Nachrichtenvorschau im unteren Fensterteil der Mailansicht anzeigen zu lassen, wählen Sie bitte die Aktionsschaltfläche

• Anzeigen > Vorschau unten.

• Sollte trotz korrekter Einstellung die Vorschau unten unsichtbar sein, kann das daran liegen, dass sie bis ganz nach unten zum Fensterrand hin gezogen (verkleinert) wurde. In diesem Fall den Rahmen mit der Maus wieder nach oben ziehen (vergrössern).

F: Wie markiert man Nachrichten als gelesen ohne sie zu öffnen?

A: In den Benutzervorgaben aktivieren Sie bitte Option ...

• Mail > Anzeigen > In Dokumentvorschau geöffnete Dokumente als gelesen markieren

F: Wie kann man die Ansichts- oder Textgrösse ändern?

A: Im Browser, z.B. Firefox, wählen Sie bitte den Menübefehl...

• Ansicht > Zoom > Vergrössern / Verkleinern (Ansicht) und optional
• Ansicht > Zoom > Nur Text zoomen

• Nur Text vergrössern: Die Rahmengrösse bleibt fix.
• Vergrössern / Verkleinern: Die Rahmengrösse ändert sich proportional zur Textgrösse.

F: Warum sehe ich meine angehängten Dateien nicht?

A: Bei gewissen Versionen des Chrome-Browsers (z.B. 87.0.4280.141 (Offizieller Build) (64-Bit) )
    passiert beim Scrollen der Anhänge nichts.

- Bei zum Beispiel vier oder fünf angehängten Dateien, sieht man immer nur deren drei.
- Ein Scrollen nach dem vierten oder fünften Anhang ist nicht möglich.
- Der Grund liegt in der mangelhaften Zoom-Funktionalität:  
   -> Das Scrollen bei einigen Zoom-Werten (z.B. bei 75%, 80% oder 90%)
        funktioniert manchmal nicht, bei allen übrigen schon.
   -> Versuchen Sie es dann bitte mit anderen Zoom-Werten.
   -> Es ist nicht vorhersehbar, bei welchen Werten es geht, bei welchen nicht.

F: Wie öffne ich schnell die Mailbox eines anderen Benützers oder eines Mail-Ins?

A: Vorausgesetzt Sie verfügen über die dazu nötigen Zugriffsrechte, kann der Zugriff auf zwei Arten erfolgen:

   1. Über den unbestimmten Navigationsverzeichnisbefehl Andere Mail > Mail öffnen für

2. Via Erstellung von fixen Verzeichnislinks auf die gewünschten Mailboxen. Aktionsmenübefehl ...
   -> Mehr > Vorgaben > Delegierung > Verknüpfungen

Auf dem entsprechenden Register wählen Sie die gewünschte Person über das kleine Dreieck (rechts) der Dropdown-Liste (Abb.) aus und fügen sie der Auswahlliste hinzu. Folglich erscheint der Mailboxname (Link) im Navigationsteil der Mailansicht unter dem Verzeichnis Andere Mail.

Hinweis:
- In Mail-Ins sind keine Verknüpfungslinks via iNotes setzbar.
- Sind welche sichtbar, wurden diese via Notes-Client gesetzt.

Zoom

Abb.: Verknüfpungen zu fremden Mailboxen

  Kalender

F: Wie erfasst man Ferien im Kalender?

A: In der Kalenderansicht erstellen Sie einen Eintrag vom ...

• Typ Ganztägige Veranstaltung und wiederholen diesen für die Dauer Ihrer Ferienabsenz.
• Als Kategorie wählen Sie Urlaub.

Hier wäre zusätzlich die Einrichtung eines Abwesenheitsagenten sinnvoll.

F: Kann man den Kalendereintragstyp und / oder die Wiederholungen nachträglich ändern?

A: Ja und Nein. Der Typ selbst ist nicht änderbar und Einträge einer Wiederholungssequenz können nachträglich nur im Kalender einzeln gelöscht werden.

In einen anderen Kalendertyp KOPIEREN hingegen funktioniert:

• Kontextmenü Mehr > Kopieren in neue(n) > Kalendereintrag
  -> Besprechung / Termin / Ganztägig / Jahrestag / Erinnerung

F: Kann man die Besprechungsdauer nachträglich ändern?

A: Ja. Öffnen Sie, als Besprechungsleiter, die Besprechung und wählen die ...

• Aktionsschaltfläche Besitzeraktionen > Neu planen.

F: Wie kann man die Kalenderhintergrund- und Textfarbe festlegen?

A: Gar nicht.

• Es werden die Einstellungen des Notes-Clients übernommen.
• Im iNotes selbst können Sie die Farben nicht festlegen.

F: Wie kann man eine Zeitverschiebung einplanen?

A: Sie können die Uhrzeit / Zeitzone für den gesamten Kalender oder eines einzelnen Kalendereintrags anpassen:

• Gesamter Kalender:
      Mehr > Vorgaben > Kalender > Zeitzoneneinstellungen > Zeitzone
      Achtung! Checkbox "Falls vorhanden, Betriebssystemeinstellungen verwenden" deaktivieren.
• Einzelner Kalendereintrag (Besprechung etc.):
      In der Formularmaske des Eintrags die Zeitzonen einblenden lassen und für den Start- / Endtermin die gewünschte Zone auswählen.

Beispiel: Sie befinden sich auf einer Reise in den USA und haben Ihren Kalender auf die dortige Zeitzone umgestellt (via Vorgaben, USA GMT -06:00). Die Uhrzeiten aller Ihrer bisherigen Einträge wurden um 6 Stunden vorverlegt. Planen Sie eine Besprechung für nach der Rückkehr nach Europa, für z.B. um 15:00 Uhr, und geben als Zeitzone des Start- / Enddatums Westeuropa an, wird die Einladung bei Ihnen im Kalender um 09:00 Uhr, beim Eingeladenen um 15:00 Uhr angezeigt.

  Kontakte

F: Wie kann man vertrauliche Kontakte vor unberechtigtem Zugriff schützen?

A: Mit der Zugriffsrechte-Delegation für Ihren Kalender und Ihre Aufgaben erteilen Sie automatisch auch Zugriffsrechte auf Ihre Kontakte.

Im geöffneten Kontakt, während der Kontakterstellung oder Bearbeitung, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, mit der Checkbox Als 'Privat' markieren, Kontakte einzeln als privat (unsichtbar) zu markieren.

F: Wie füge ich UZH-Kontakte meinem Adressbuch hinzu?

A: In Ihrer Kontaktansicht führen Sie bitte folgende Schritte durch:

• Navigationsverzeichnisbefehl Kontakte öffnen für... klicken
• Namensfragmente oder ganzen Benutzernamen eintippen
• Suchen in: UZH's Directory  > Personen auswählen / suchen
• Schaltfläche Kopieren klicken

Der UZH-Kontakt wird mit Vor- / Nachnamen Ihrem Adressbuch hinzugefügt.

F: Wieso finde ich nicht alle Kontakte?

A: Suchen Sie in Ihrem Adressbuch sowohl nach dem Vor- wie auch dem Nachnamen und nicht nur nach einem Namensteil. Bei fremden Adressbüchern kontrollieren Sie bitte die Kontakte auch auf Privatheit.

Kontakte können nach Vor- und Nachnamen vertauscht angezeigt werden. Wechseln Sie dazu in den Bearbeitungsmodus des Kontakts und dort ins...

• Register Allgemein und
• > Dropdownmenü Format des angezeigten Namens.
• Speichern und schliessen Sie Ihre Auswahl.

  Mail-In

F: Existiert eine Übersichtsliste aller Mail-Ins?

A: Indirekt. Die Namen der Mail-Ins beginnen grundsätzlich immer mit dem Institutskürzel. Suchen Sie in Ihrer Mail- oder Kontakteansicht (Adressbuch) nach Mailboxen resp. Kontakten, die mit dem Institutskürzel beginnen. Zuallererst werden Ihnen dann im Resultat alle entsprechenden Instituts-Mail-Ins angezeigt:

• In der Mail- / Kontaktansicht: Navigationsverzeichnis Andere Mail / Kontakte > Mail / Kontakte öffnen für...
• Dropdownliste öffnen in der Dialogbox Benutzer wählen (auf "nach unten"-Pfeil klicken)
• Suchen in UZH Directory > Suchen nach z.B. "ID"
• Schaltfläche Suchen klicken

Die Ergebnisliste wird in der linken Spalte angezeigt.

F: Warum erscheinen in den Mail-In-Benützervorgaben, obwohl nicht auswählbar, zugriffsberechtigte Personen?

A: Erscheinen Personen in der Liste der Zugriffsberechtigten (Vorgaben > Delegierung > Mail / Kalender), wurden diese über die UZH Management - Mail-In-Delegation's-Webseite (t.uzh.ch/mailin) gesetzt, und nicht in iNotes direkt.

F: Warum erscheinen in den Mail-In-Benützervorgaben, obwohl nicht auswählbar, Verknüpfungen zu anderen Personen?

A: Sollten Verknüpfungen im Navigationsfenster des Mail-In's sicht- und startbar sein, ...

• wurden diese in den Mail-In-Benützervorgaben des FatClients (Notes) gesetzt.
  (Mail > Zugriff und Delegierung > Verknüfpungen zu Maildateien zu anderen Personen)
• In Notes werden keine Links im Navigationsfenster angezeigt.

F: Ist der Verfasser einer Mail-In-Nachricht dem Empfänger bekannt?

A: Ja. Die Originalnachricht enthält in den Kopf-Feldern (engl. Header) From und Sender die Mail-In-Absender- und Verfasseradresse (z.B. sekretariat@id.uzh.ch und susi.muster@id.uzh.ch). Je nach Email-Client, zum Beispiel ...

   a.) iNotes,
   b.) Hotmail,
   c.) Gmail,

   (a) Von:    "Sekretariat/at/UZH",      Gesendet von: "Susi Muster/at/UZH
   (b) From: "susi.muster@id.uzh.ch" on behalf of     "sekretariat@id.uzh.ch"
   (c) Von:    "sekretariat@id.uzh.ch"

  Sametime

F: Muss man sich zum Chatten immer zuerst ins Webmail einloggen?

A: Nein.

• Tippen Sie chat.uzh.ch als URL-Adresse im Browser ein und es öffnet sich Ihnen,
• nach vorgängiger Anmeldung beim Sametime-Server, direkt das Fenster mit der Kontaktliste.
• Ein Doppelklick auf die verfügbare Person startet die Konversation.

Alternativ können Sie in der Mailansicht über den Mail-Kontextmenübefehl Chat schnell mit dem Absender in Kontakt treten.

  Archivierung

F: Kann man in iNotes archivieren?

A: Nein! (Die iNotes-Archivierungsfunktion wurde durch unsere Notes-Administratoren deaktiviert.)

  Suche

F: Welche Dokumenteigenschaft wird mit dem Feld "Von" überprüft?

A: Es wird nach Absender und nicht nach den das Dokument zuletzt bearbeitenden Personen gesucht, so wie das im Lotus Notes FatClient mit der Schaltfläche Autor der Fall ist. Um nach dem Absender (techn.: Feld [From]) zu suchen, z.B. nach Gideon Chonia, schreiben Sie ins Suchfeld...

• Gideon Chonia oder
• Gideon Chonia/at/UZH oder
• [From] CONTAINS Gideon Chonia/at/UZH

F: Was heisst "X oder mehr Ergebnisse für Suche 'XY' anzeigen"?

A: Sie haben das Wort XY im Suchfeld eingegeben und, abhängig von der iNotes Fenstergrösse und ohne herunterzuscrollen, sehen Sie X Suchergebnisse im entsprechend durchsuchten Verzeichnis (siehe Abbildung). Vergrössern Sie das Fenster und suchen nochmals, vergrössert sich die Zahl X dementspechend. Die Zahl X hat folglich nichts mit der Anzahl gefundener Ergebnisse zu tun, sondern zeigt lediglich die Anzahl sichtbarer Ergebnisse im Ansichtsfenster an.

F: Wie finde ich die verschlüsselten E-Mails in meiner Mailbox?

Um in Webmail (iNotes) nach verschlüsselten E-Mails zu suchen, wechseln Sie zum Alle Dokumente Ordner und schreiben direkt von Hand ins Suchfeld (rechts oben) ...

• [encrypt]=1