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Zentrale Informatik Support

Leitfaden Microsoft 365-Lizenzvergabe

Ziel des Leitfadens

Dieser Leitfaden erläutert, welche Personengruppen (Mitarbeitende, Studierende, Externe, Gäste) Anspruch auf eine Microsoft 365-Lizenz haben, und wie die Vergabe der Lizenzen erfolgt. 

Ziel ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vergabeprozess zu schaffen.

Lizenzvergabe und Kosten

  • Die Zentrale Informatik (Abteilung IT-Infrastruktur) beschafft die Microsoft-365-Lizenzen zentral. Die Vergabe erfolgt automatisch oder manuell.
  • Automatische Lizenzzuordnung: erfolgt ohne Verrechnung (Kosten werden zentral übernommen).
  • Manuelle Lizenzzuordnung: die Lizenzzuordnung erfolgt durch die IT-Verantwortlichen über das Active Directory und wird den Instituten verrechnet.
  • Anfragen zu Sonderlizenzen bitte an mslicensing@zi.uzh.ch

Übersicht: Anspruchsberechtigte Personengruppen

Gruppe    Beschreibung
Mitarbeitende & Professuren Administratives und technisches Personal, wissenschaftliche Mitarbeitende und Funktionen
Andere / Sonstige Mitarbeitende Lehrpersonen und Mitarbeitende im Stundenlohn
Studierende    Immatrikulierte Studierende der UZH
Externe *¹  Personen, die im Auftrag und Namen der UZH arbeiten (keine private Nutzung)
Gäste *²  Externe Personen, Auditor:innen, DAS/CAS-Studierende etc.

Lizenzübersicht nach Kategorie

Lizenztyp   strong>
Mitarbeitende & Professuren
Andere / Sonstige Mitarbeitende 
Studierende   
Externe *¹ 
Gäste *²
Microsoft 365 A5
Standardmässig zugewiesen
Manuell zuweisbar
Nicht verfügbar
Nicht verfügbar
Nicht verfügbar
Microsoft 365 A5 (Student Benefits)
Nicht verfügbar
Nicht verfügbar
Standardmässig zugewiesen
Nicht verfügbar
Nicht verfügbar
Microsoft 365 A1, OPP, EMS E3
Nicht verfügbar
Standardmässig zugewiesen
Nicht verfügbar
Manuell zuweisbar
Nicht verfügbar
Visio Plan 2
Manuell zuweisbar
Manuell zuweisbar
Nicht verfügbar
Nicht verfügbar
Nicht verfügbar

Project Plan 3

Manuell zuweisbar

 Manuell zuweisbar

Nicht verfügbar

Nicht verfügbar

 Nicht verfügbar

Kundenlockbox 

Standardmässig zugewiesen

Manuell zuweisbar

Nicht verfügbar

Nicht verfügbar

 Nicht verfügbar

Andere Pläne 

Auf Anfrage

Auf Anfrage

Auf Anfrage

Auf Anfrage

 Nicht verfügbar

Tabelle als Grafik: Lizenzübersicht nach Kategorie (JPG, 190 KB)

Fußnoten
*¹ Für Externe ist eine UZH-ID mit AD-Account und E-Mail-Kollaborations-Account erforderlich.
*² Gäste können mit ihrer externen E-Mail-Adresse als Team-Gäste eingeladen werden und benötigen keine eigene Lizenz.

Lizenzübersicht nach Paketinhalt (Bundle)

Anspruchsberechtigung (Zusammenfassung)

Eine Microsoft 365-Lizenz der UZH erhalten:

  • Eingeschriebene Studierende
  • Angestellte Mitarbeitende (unabhängig von Pensum oder Anstellungsart)
  • Externe, die im Auftrag und Namen der UZH arbeiten

Keine Lizenz erhalten:

  • Auditor:innen
  • DAS-/CAS-Studierende

Zusammenarbeit mit Externen ohne Lizenz

Externe Personen, die keine Microsoft-365-Lizenz der UZH erhalten,
können dennoch an Teams-Meetings teilnehmen oder mitarbeiten:

  • Teilnahme über das Einladungsformular für Teams-Meetings
    (Einzel- oder Serienmeetings). Siehe Online-Meetings planen.
  • Nutzung vorhandener Microsoft-Konten (Federation) für Zusammenarbeit
  • Gastzugang über Einladungslink (mehrfach nutzbar)
    • Login mit bestehendem Microsoft-Konto
    • Oder Zugangscode per E-Mail für Kontolose.
      ( Videoanleitung - einsehbar nur für UZH-Angehörige)
  • Personen ohne Konto können sich unter https://office.com 
    ein kostenloses Konto einrichten und als Gast teilnehmen.

Prozesse zur Lizenzvergabe

Studierende und Mitarbeitende

  • Die Zuweisung erfolgt automatisch über das SAP-System (analog zum Onboarding-E-Mail der ZI).

Visio und Project

Externe

  • Erforderlich: UZH-ID, AD-Account und E-Mail-Kollaborations-Account
  • Bestellung über IT-Verantwortliche (ZDU oder Institut)
  • Kosten werden den Instituten verrechnet
  • Unterscheidung:
    • Externe mit Lehrauftrag: vollständiger Lizenzzugang
    • Andere Externe: nur Online-Produkte zur Zusammenarbeit

Kontakt

Fragen zur Lizenzierung: