FAQ

  Mail

F: Mit welchen Email Clients soll an der UZH gearbeitet werden?

A: Das neue System Microsoft 365 Outlook muss aktuelle Sicherheitsanforderungen wie Multi Faktor Authentifizierung (MFA) erfüllen. Deshalb ist Outlook der neue Standard für E-Mail- und Kalender (Windows, Mac, Webmail). Andere moderne Programme wie Apple Mail und Thunderbird unterstützen diese Anforderungen auch, sind aber im Funktionsumfang teilweise eingeschränkt. Bei Problemen verwenden Sie bitte Outlook. .

F: Wo finde ich am schnellsten Hilfe?

A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

• das Fragezeichensymbol

A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

• Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
• E-Mail > Weiterleitung > Checkbox Weiterleitung aktivieren

     MS-Support: Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten an ein anderes Konto in Outlook im Web

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass das automatische Weiterleiten von dienstlichen E-Mails an eine externe Adresse bzw. an einen externen Speicherort gegen die Vorgaben des Datenschutzes verstossen kann.

Siehe auch Checkliste Datenschutz im Büroalltag des Leiters Abteilung Datenschutzrecht der UZH
(alt: www.dsd.uzh.ch, neu: www.rud.ch).

F: Wie kann ich eine Regel für eintreffende Emails in meiner persönlichen Mailbox setzen?

A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

• Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
• E-Mail > Regeln > Neue Regel hinzufügen

     MS-Support: Verwenden von Posteingangsregeln in Outlook.com

Hinweis:

• Um Regeln in geteilten Mailboxen (Mail-In's) und nicht in Outlook für Web zu erstellen, siehe FAQ 15: Appendix: Regeln in geteilten Mailboxen.

F: Wie kann ich eine Emailadresse oder Domain auf eine Black- oder Whitelist setzen?

A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

• Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
• E-Mail > Junk-E-Mail > Hinzufügen

Hinweis:

• Junk-E-Mail Regeln in Outlook (Web- & Desktop-Client) beziehen sich nur auf die E-Mails, welche in Ihrem Outlook Client (Postfach) ankommen und haben keinen Einfluss auf den vorgelagerten Microsoft Defender (Quarantäne, siehe FAQ 28). Für die Quarantäne können die Benützer und die Zentrale Informatik keine Regeln hinterlegen. Da existieren keine klassischen White- / Blacklisten. Die Benützer können aber zum Beispiel fälschlicherweise als Spam deklarierte E-Mails (sogenannte false positives) in der Quarantäne freigeben und dadurch dessen Wahrscheinlichkeit, inskünftig als Spam eingestuft zu werden, senken.

F: Wie kann ich eine Abwesenheitsmeldung setzen?

A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

• Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
• E-Mail > Automatische Antworten

     MS-Support: Senden automatischer Antworten (Abwesenheitsantworten) in Outlook im Web

Hinweise:

• Beachten Sie bitte, dass ein Absender pro Agenten-Aktivierung immer nur eine einzige Abwesenheitsmeldung vom Abwesenden erhält.
• Desweiteren, dass Notes-Benützer von Outlook als 'externe Personen' angeschaut würden, sprich in den Outlook-Einstellungen des Abwesenheitsagenten des Abwesenden die Checkbox 'Antworten an Personen ausserhalb Ihrer Organisation senden' aktiviert sein muss. Dies gilt, solange die beiden Systeme koexistieren, danach nicht mehr.
• Der Abwesenheitstext für die externen Personen ist im unteren Textfeld separat einzugeben (bitte Fenster runterscrollen, falls nicht sichtbar.).

F: Wie kann ich eine Signatur erstellen?

A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

• Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
• E-Mail > Verfassen und Antworten

Hinweise:

• Es können mehrere Signaturen erstellt werden. Beispielsweise eine für neue Nachrichten und eine für Antworten / Weiterleitungen.
• MS-Support:  Erstellen und Hinzufügen einer Email-Signatur in Outlook.com
• ZI interne Vorgaben für Telefonanrufe, VoiceMail und Out of Office
  (UZH Connect: Mitgliedschaft erforderlich für Community ZI Benutzerdienste)

F: Wie kann ich nach Emails suchen?

A: Links vom Suchfeld wählen Sie die zu durchsuchenden Ordner aus, rechts vom Suchfeld die zu durchsuchenden Felder. Klicken Sie zuletzt auf die Schaltfläche "Suchen".

F: Was ist die Multifaktor-Authentifizierung (MFA)?

Siehe unsere Anleitung unter Microsoft 365 und   Multifaktor-Authentifizierung.

Bei einem Gerätewechsel müssen Sie vorgängig in Ihrem M365-Konto (aufrufbar auf einem weiteren verfügbaren Gerät) unter dem Register Sicherheitsinformationen das neue Gerät anmelden (JPG, 286 KB). Das bedingt das Hinzufügen einer neuen Anmeldemethode. Wählen Sie die Methode Authenticator-App aus, werden Sie aufgefordert, mit dem neuen Gerät und der dort neu installierten Authenticator App den QR-Code in Ihrem Konto (auf dem alten oder anderweitig verfügbaren Gerät) zu scannen. Auf diese Weise wird die Authenticator-App auf dem neuen Gerät mit Ihrem M365-Konto verknüpft. Zu guter Letzt fügen Sie in der MS Authenticator App auf Ihrem neuen Gerät Ihr gewünschtes Geschäfts- oder Schulkonto hinzu. Siehe auch ...

Microsoft Authenticator auf ein neues Gerät migrieren

F: Wie kann ich den Inhalt meiner HCL Notes-Mailbox nach meinem Microsoft 365 (Outlook)-Konto migrieren?

A: Anbei finden Sie eine Anleitung Mail und Mailordner migrieren (PDF, 322 KB), wie Sie Ihre HCL Notes-Mailbox und Ihr Microsoft 365 (Outlook)-Konto in den Email-Clients Apple Mail, Outlook und Thunderbird einbinden und dann darin, via Copy & Paste, die Inhalte verschieben können.

F: Wie kann ich auf mein UZH Exchange-Konto mit Apple Mail zugreifen?

A: Bei der Kontokonfiguration in Apple Mail wählen Sie bitte als Kontotyp Exchange aus, melden sich mit Ihrem Shortname oder Ihrer primären Emailadresse bei Microsoft an und mit Ihrem Active Directory Passwort bei der Universität Zürich.

1. Auf Plus-Symbol klicken.
2. Option Exchange auswählen
3. Auf Fortfahren klicken.
4. Ihren Shortname im Feld [Name:] angeben.
5. Ihre primäre UZH-Emailadresse im Feld [E-Mail-Adresse:] angeben.
6. Auf Anmelden klicken.
7. Auf Anmelden klicken bei der Anmeldung bei Microsoft.
8. Anmeldung bei der UZH mittels primärer Emailadresse und Active Directory Passwort.
9. Anmeldeanforderung bestätigen via Authenticator-App auf dem Mobilgerät.
10. Auf Fertig klicken.

F: Wie kann ich mit einem IMAP-Client, zum Beispiel Thunderbird, auf (meine) UZH Emails zugreifen?

A: Bei der manuellen Einrichtung muss zunächst bei der Authentifizierung Automatisch erkennen gewählt werden. Danach steht OAuth2 als Authentifizierungsmethode zur Verfügung.

Um eine geteilte Mailbox (ex Mail-In) zu konfigurieren, gehen Sie bitte wie in der folgenden Anleitung beschrieben vor. Die Schritte sind auf beiden Betriebssystemen (Mac und Windows) identisch.

Geteilte Mailbox in Thunderbird für Mac (und Windows) konfigurieren (PDF, 1 MB)

F: Wie kann ich mit meinem Mobilgerät auf mein UZH-Konto zugreifen?

A: Das ist sowohl via Outlook App, als auch nativen Apps möglich.

Outlook Mobile App

Einrichten von E-Mail in der Outlook für Android-App

Einrichten von E-Mail in der Outlook für iOS-App

Apple Mail für iOS

Bei der Kontokonfiguration in Apple Mail für iOS wählen Sie bitte als Kontotyp Exchange aus, melden sich mit Ihrer primären Emailadresse bei Microsoft an und mit Ihrem Active Directory Passwort bei der Universität Zürich.

1. Einstellungen öffnen.
2. Auf Passwörter & Accounts klicken.
3. Auf Account hinzufügen klicken.
4. Als Kontotyp Microsoft Exchange auswählen.
5. Primäre UZH-Emailadresse & Beschreibung angeben und auf Weiter klicken
6. Auf Anmelden klicken bei der Anmeldung bei Microsoft.
7. Anmeldung bei der UZH mittels primärer Emailadresse und Active Directory Passwort.
8. Anmeldeanforderung bestätigen via Authenticator-App auf dem Mobilgerät.
9. Auf Sichern klicken.

F: Wie kann ich auf meine unpersönlichen (Exchange-) Mailboxen zugreifen?

A: Das Mail-In wird nicht als zusätzliches Konto konfiguriert, sondern als 'freigegebenes Postfach' hinzugefügt. Es wird in der E-Mail Ansicht als Ordnerstruktur und in der Kalenderansicht als ein- / ausblendbarer Kalender angezeigt.

Outlook für Mac (OS 10.15.7) (Schalter "neues Outlook" aktiviert):
  Menübefehl Outlook > Einstellungen > Konten > zugriffsberechtigtes Konto (eigenes) auswählen
    > Stellvertretung & Freigabe > Für mich freigegeben
    > Plussymbol '+' (links unten) > Gewünschtes Konto auswählen > Hinzufügen > Fertig
       (Zum Entfernen eines freigegebenen Postfachs, bitte auf das Minussymbol '-' klicken.)

Outlook für Mac (Schalter "neues Outlook" deaktiviert):
  Menübefehl Outlook > Einstellungen > Konten > zugriffsberechtigtes Konto (eigenes) auswählen
    > Erweitert > Register Stellvertretungen
    > Plussymbol '+' (links unten) bei Abschnitt "Zusätzlich diese Postfächer öffnen" > Hinzufügen > OK  
       (Zum Entfernen eines freigegebenen Postfachs, bitte auf das Minussymbol '-' klicken.)

Outlook für Windows:
   Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook
       (Zum Entfernen eines Postfachs, anstelle auf 'Hinzufügen', auf 'Entfernen' klicken.)

Outlook im Web:
   Folgende URL im Browser eingeben (mit entsprechender Mail-In E-Mailadresse):
    -> https://outlook.office.com/mail/mailinemailadresse/

       (Entfernen eines Postfachs geht via Kontextmenübefehl "Löschen".)
   Siehe auch Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web und Mobilgerät.

   Hinweis:

• Sollten Sie von Ihrem IT-Verantwortlichen die Berechtigung "Vollzugriff" auf eine geteilte Mailbox erhalten haben, können Sie die Mailbox in einem separaten Browserfenster (via Kontomanager) öffnen und dort Zugriffsrechte auf einzelne Ordner delegieren (gemäss FAQ 27 "Zugriff auf andere Ordner").
   

  

  Zoom

  Abb.: Weiteres Postfach öffnen
      (Zur Vergrösserung Lupensymbol anklicken.)

Outlook für iOS / Android:
   Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile
   Geteilte Mailboxen können ohne Outlook-Anwendung nicht auf Mobilgeräten eingebunden werden.

Hinweise:

Siehe auch unser Video und folgende zwei Support-Seiten:
VIDEO: Zugriff auf andere Konten (Mac, neues Outlook) (MP4, 8 MB)
Erstellen eines freigegebenen Postfachs (für Administratoren)
Geteilte Mailbox in Outlook richtig einrichten (Caching)

Achtung: Weder in Apple Mail, noch in den Outlook Desktop-Versionen kann der Benützer zurzeit ein Mail-In als neues (Exchange-) Konto hinzufügen, so wie das mit der persönlichen Mailbox der Fall ist. In Outlook erscheinen freigegebene Mail-Ins automatisch als freigegebene, aber nicht entfernbare Postfächer. In Thunderbird, hingegen, können Sie für Sie freigegebene Mail-Ins als IMAP-Konten manuell einrichten (siehe FAQ 12).

F: Wie kann ich, nach der Umstellung auf Outlook, Regeln in unpersönlichen Mailboxen erstellen?

A: Bitte benützen Sie ...

• Outlook im Web (outlook.office.com), um Regeln (siehe FAQ 4 "Regeln") in geteilten Mailboxen zu erstellen.
• Mit Desktop E-Mail Clients wie z.B. Apple Mail und Outlook für Mac (alte Version) ist dies nicht möglich.
• In Outlook für Windows fügen Sie bitte vorgängig die gewünschten Mail-In Konten Ihrem Profil hinzu. Danach stehen diese Konten bei der Regelvergabe zur Auswahl.
• In Outlook für Mac (neue Version) fügen Sie bitte vorgängig in den Programmeinstellungen die gewünschten Mail-In Konten hinzu (Stellvertreung und Freigabe). Danach erscheinen bei der Regelvergabe die Mail-Ins zur Auswahl. Starten Sie Outlook gegebenenfalls neu.
• In Thunderbird können Sie geteilte Mailboxen einrichten (siehe FAQ 12) und darin Filter erstellen. Diese Filter werden jedoch in den anderen Clients (z.B. Outlook im Web) als Regeln nicht angezeigt, sind aber wirksam.
• Wie Sie aktuell auf geteilte Mailboxen zugreifen können, lesen Sie in FAQ 14 "Zugriff auf geteilte Mailboxen".

F: Wieso werden meine gesendeten E-Mails nicht im Ordner 'Gesendete Elemente' (Outlook Desktop-Version) angezeigt?

A: Bitte überprüfen Sie in den Outlook Einstellungen Ihres Windows Desktop-Clients, ob folgende Checkboxen aktiviert sind:

• Menübefehl Datei > Optionen > E-Mail > Abschnitt Nachrichten speichern
  > Weitergeleitete Nachrichten speichern.
• Menübefehl Datei > Optionen > E-Mail > Abschnitt Nachrichten speichern
  > Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Elemente' speichern.

Im Client Outlook im Web existieren diese Einstellungen nicht. Genausowenig in der Outlook Desktop-Version für Mac.

F: Wie lege ich ein neues Profil in Outlook an?

A: Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um das Thema Profil (Outlook Desktop-Version und Windows) finden Sie auf folgender Microsoft (MS) Supportseite:

     Übersicht über Outlook-E-Mail-Profile

Antworten zu spezifischen Fragen finden Sie auf folgenden MS Supportseiten:

     Erstellen eines Outlook-Profils
     Bearbeiten eines Profils
     Wechseln zu einem anderen Outlook-E-Mail-Profil

Eine bebilderte und UZH-spezifische Anleitung steht in der Datei ProfilAnlegenOutlookWin.pdf (PDF, 268 KB).
Kurz zusammengefasst:

• Windows Start > Windows-System > Systemsteuerung (engl.: Control Panel) > (Kleine Symbole)
  > Mail (MS Outlook)(32-Bit) > Profile anzeigen > Hinzufügen > OK

Eine Anleitung für Mac Betriebssysteme finden Sie unter ...

     Verwalten von Profilen oder Identitäten in Outlook für Mac

Hinweise:

• Ein E-Mail-Profil besteht aus E-Mail-Konten, Datendateien und Informationen darüber, wo Ihre E-Mail gespeichert ist. Die Daten umfassen Regeln, Nachrichten, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben, Journale, Suchordner und andere Einstellungen.
• Einmal erstellt, ist der Profilname nicht mehr änderbar, das Profil selbst, hingegen, schon.
• Outlook E-Mail-Profile (Windows) werden in der Windows-Registrierung (registry) gespeichert. Beim Outlook-Start werden die Profilinformationen aus der Registrierung abgerufen.

F: Wie kann ich Outlook als Standard E-Mailprogramm festlegen?

A: Eine bebilderte Anleitung finden sie auf unserer Einsteigerseite Outlook als Standard-Mailprogramm.
    Kurz zusammengefasst:

• Windows-Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Bereich Apps
  > Abschnitt Standard-Apps (linke Seite) > Standardeinstellungen nach App festlegen (rechts unten)
  > App Outlook suchen > Auf Schaltfläche Verwalten klicken
  > Ändern Sie alle Einträge, die nicht Outlook zugewiesen sind, ebenfalls zu Outlook.
     Klicken Sie dazu jeweils auf die Einträge und wählen im erscheinenden Menü Outlook aus.

Hinweis:

1. HCL Notes als mein Standard-E-Mail-Programm verwenden.
2. Beim Start prüfen, ob HCL Notes als mein Standard-E-Mail-Programm eingestellt ist.

F: Wie kann ich einen Raum reservieren?

A: In Outlook können Sie während der Besprechungserstellung Räume und Ressourcen auf drei Arten reservieren:

• Teilnehmer einladen > Menübefehl Adressbuch
• Schaltfläche Ort > Adressbuch All Rooms > Suchoption: Nur Name > Suchfeld: Raum > Schaltfläche Räume > OK
• (Teilnehmer einladen >) Schaltfläche Raumsuche > Gebäude: Raumliste auswählen > Konferenzräume: Raumauswahl

Dieselben drei Raumauswahl-Dialogboxen erhalten Sie im Terminplanungs-Assistenten mittels den Schaltflächen ...

• Teilnehmer hinzufügen, Räume hinzufügen und Raumsuche.

In Outlook im Web existiert nur die Suchfunktion Mit Raumsuche suchen im Feld Ort.

Hinweise:

• In den Suchfeldern wird nach den ersten vorkommenden Buchstaben gesucht.
  - Wird beispielsweise im Feld Gebäude 'm' eingegeben, erscheint in der Ergebnisliste zuoberst 'Roomlist AFL'.
  - Wird ' m' (Leerschlag plus 'm') eingegeben, erscheinen 'Roomlist MOO' und 'Roomlist MUG'.
  - Bei 'mo' erscheint nur 'Roomlist MOO'.
• Achten Sie bitte darauf, die Räume als Raum (Feld Ort), und nicht als Erforderliche Person zu buchen.
• Reservieren Sie einen Raum in Outlook im Web (z.B. im eigenen Kalender), wird diese Reservation auch nach dem Outlook Desktop Client synchronisiert (im entsprechenden Kalender) und umgekehrt.
• Sollten neu erstellte Kalendereinträge nicht sofort sichtbar sein,

1. aktualisieren Sie bitte die Ansicht oder ...
2. überprüfen Sie, ob der Ansichts-Scrollbalken (Bildlaufleiste) am richtigen Ort positioniert ist oder ...
3. warten Sie zusätzlich ein paar Sekunden. Manchmal dauert die Synchronisation etwas länger.

• Der Raum wird nur dann verbindlich für Sie verbucht, wenn Sie nach Absenden des Termins eine Bestätigungsemail über die Raumbuchung erhalten.
• Ressourcen (Scanner, Kameras etc.) werden nicht in mehrgliedrigen Raumlisten verwaltet. Sie sind einzeln nach Namen suchbar.

F: Wo kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer E-Mail ablesen?

A: Outlook im Web:

• Öffnen oder schauen Sie bitte die E-Mail in der Vorschau an.
• Klicken Sie auf die drei Auslassungspunkte '...' (rechts oben)
• Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen
   
• Alternativ: E-Mail in der E-Mail Übersicht auswählen und direkt das Kontextmenü mit den Befehlen Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen aufrufen.

Outlook:

• Doppelklicken (öffnen) Sie bitte auf eine E-Mail.
• Menübefehl Datei > Schaltfläche Eigenschaften
• Abschnitt Internetkopfzeilen

Hinweise:

• MIME bedeutet Multipurpose Internet Mail Extensions. Es sind Erweiterungen des Internetstandards.
• Kopfzeilen zeigen nachrichtenspezifische Felder an: Zum Beispiel Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit, Client, Mailserver oder Spamscore (X-SpamScore). Letzterer ist wichtig im Zusammenhang mit Spam-E-Mails. Je nach Höhe dieses Wertes und Ihren persönlichen Spameinstellungen im Spammanager (Feld Notwendige Punkte für SPAM-Markierung auf t.uzh.ch/profile, Punkt 'SPAM') wird eine E-mail als Spam oder Nicht-Spam taxiert.

F: Wie kann ich E-Mails verschlüsselt versenden?

A: Outlook im Web:

• Klicken Sie beim Neuverfassen einer E-Mail zusätzlich auf die Aktionsmenüschaltfläche Verschlüsseln.
• Die verschlüsselte E-Mail wird mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.
• Non-UZH Empfänger erhalten eine E-Mail mit der Schaltfläche 'Nachricht lesen', ...
  -> sich via Einmalkennung zu bestätigen oder beim jeweiligen Provider anzumelden.
• Danach öffnet sich automatisch ein separates Browserfenster, in welchem die E-Mail gelesen werden kann.

Outlook für Windows:

• Klicken Sie beim Neuverfassen einer E-Mail auf die Menübefehle Optionen > Verschlüsseln > Nur verschlüsseln.

Outlook für Mac:

• Klicken Sie beim Neuverfassen einer E-Mail auf die Menübefehle Entfwurf > Verschlüsseln > Nur verschlüsseln.

Hinweise:

• Der Befehl 'nicht weiterleiten' bewirkt zwar auch, dass die E-Mail verschlüsselt versendet wird. Allerdings kann der Empfänger die geöffnete E-Mail anschliessend nicht mehr weiterleiten. Das Weiterleiten von ungeöffneten verschlüsselten E-Mails ist weiterhin möglich.
• Die Verschlüsselung via Microsoft 365 ist keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der die Schlüssel zum Ver- und Entschlüsseln nur zwischen den Kommunikationspartnern ausgetauscht werden. Die Schlüssel liegen auf Servern von Microsoft. Vorteile: Verringerung des Administrationsaufwands, Vereinfachung der Nutzung und E-Mails können bereits vor ihrer Ankunft durch Microsoft auf Viren geprüft werden.

• Detailliertere Informationen finden Sie auf der MS Support-Seite:
  Verschlüsseln von Nachrichten (engl.: Encrypt email messages)
  Verschlüsseln von Nachrichten mit S/MIME in Outlook Web App

Achtung: In der Regel braucht es für den UZH-internen Verkehr keine Verschlüsselung. In gewissen Sonderfällen (z.B. Klassifizierungsstufe geheim) kann bei sehr vertraulichem Inhalt eine Verschlüsselung dennoch Sinn machen.

F: Was sind die Unterschiede zwischen Outlook für Mac und Outlook für Windows?

A: Bei der Mac-Version existieren u.a. folgende Funktionen nicht:

    E-Mail:

     Export von E-Mails in PST-Dateien
     Abstimmungsschaltflächen für Umfrage-Emails
     Nachrichtenrückruf
     Aktionen "Ignorieren" und "Aufräumen"
     Automatische Archivierung für Ordner
     E-Mail in anderem Format speichern (HTML/TXT)
     Ändern von Spaltenansichten
     Ein-/Ausblenden der Nachrichtenkopfzeile
        -> Workaround: Mailheader in Outlook für Mac
     Anpassen der Ordnerreihenfolge
     Synchronisierungsfilter
     Festlegen einer Richtlinie für Ordneraufbewahrung
     Standardeinstellungen für Senden von Nachrichten
     Erweiterte Junk-E-Mail-Filterung
     Onlinegrafiken
     Hinzufügen von Beiträgen (RSS-Feeds)
     Suchen verwandter Nachrichten
     Senden einer E-Mail als Verteilerliste
     Erstellen wiederverwendbarer Textblöcke

    Nur in der Mac-Version möglich:

     E-Mails mehrerer Konten sich in einem einzigen Postfach anzeigen lassen

    Kalender

     Kalenderdarstellung nebeneinander (Mac: max. 3 Kalender)
     Verknüpfung von Sharepoint-Kalendern und Listen

    Kontakte:

     Synchronisation von Kontaktgruppen mit Exchange

    Aufgaben:

     Zuweisen von Aufgaben zu Benutzern

Hinweise:

• Eine umfangreichere Auflistung finden Sie auf den Support-Seiten von Microsoft
  Vergleich von Outlook für Windows und Outlook für Mac in Office 365
  Compare Outlook 2016 for Mac with Outlook 2016 for Windows

• Outlook für Mac wird ständig verbessert und erweitert:
  Outlook for Mac - Release notes for Beta Channel builds
  Das neue Outlook für Mac

F: Wie kann ich mehrere Kontakte auf einmal in eine Kontaktliste (Kontaktgruppe) aufnehmen?

A: Erstellen Sie bitte eine CSV-Datei in Excel oder einem Texteditor (z.B. Notepad in Windows), importieren diese nach Outlook und verschieben die so im Verzeichnis Kontakte importierten Kontakte in eine selbsterstellte Kontaktliste.

CSV-Datei erstellen:

• Excel: Kontaktdaten in erste Spalte hineinschreiben und Datei im CSV-Format (UTF-8) abspeichern (Abb. 1).
• Notepad (Windows): Kontaktdaten zeilenweise aufschreiben und Datei als CSV-Datei abspeichern (Abb. 1).
  - Als Dateinamen z.B. "Kontakte.csv" (mitsamt Anführungszeichen) angeben.
  - Das Dateiformat *.csv steht nicht direkt zur Auswahl zur Verfügung.

   Bitte erste Zeile korrekt mit den Feldnamen beschriften (z.B. 'E-Mail-Adresse' (dt.) oder 'E-mail Address' (engl.)).
   Siehe auch Erstellen oder Bearbeiten von CSV-Dateien zum Importieren in Outlook

CSV-Datei importieren:

• Outlook im Web:
     Personen > Verwalten > Importieren von Kontakten > Durchsuchen > CSV-Datei auswählen > Öffnen > Importieren.
  Siehe auch Importieren von Kontakten in Outlook.com
• Outlook für Windows:
     Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > Aus anderen Programmen oder Dateien importieren
       > Weiter > Durch Trennzeichen getrennte Werte > Weiter > CSV-Datei auswählen
       > Weiter > Zielordner auswählen > Weiter (> bei Bedarf benutzerdefinierte Felder zuordnen) > Fertigstellen
  Siehe auch Importieren von Kontakten in Outlook
  Hinweis: Kontakte können auch in selbsterstellte Ordner importiert werden.
• Outlook für Mac:
     Das Importieren von Excel- oder CSV-Dateien wird nicht unterstützt.

Kontaktliste erstellen:

  Erstellen einer Kontaktgruppe oder Verteilerliste in Outlook für PC
  Erstellen einer Kontaktgruppe (Video)
  Synchronisation von Kontaktgruppen mit Exchange wird in der Mac-Version nicht unterstützt.

Kontakte in Kontaktliste verschieben:

• Outlook im Web:
     Kontakte auswählen > Aktionsmenübefehl Zur Liste hinzufügen.
  Siehe auch Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten von Kontakten und Kontaktlisten in Outlook im Web

• Outlook für Windows:
     Kontaktgruppe auswählen > Kontakt bearbeiten (drei Auslassungspunkte) > Mitglieder hinzufügen
     > Aus Outlook Kontaktbuch > Alle gewünschten Mitglieder auswählen > Knopf "Mitglieder" > OK
  Siehe auch Hinzufügen von Personen zu einer Kontaktgruppe in Outlook für PC

In Outlook (Win) können Sie, alternativ, E-Mailadressen direkt in das Mitgliederauswahlfeld der Kontaktliste kopieren.

• In der Desktop-Version heisst eine Kontaktliste Kontaktgruppe. Bitte nicht verwechseln mit den geteilten Gruppen.

F: Kann ich in Outlook (im Web) mit Vorlagen arbeiten?

A: Ja. Siehe ...

Outlook für Windows:

  Erstellen einer E-Mail-Nachrichtenvorlage
  Senden einer auf einer Vorlage basierenden E-Mail-Nachricht 

Outlook für Mac:

  Kann ich E-Mail-Vorlagen in Outlook für Mac erstellen?

Outlook im Web:

  Outlook Web Access My Templates (engl.)
  Vorlage zu gross zum Speichern in den Textblöcken
     (PS: Textblöcke existieren auch in Outlook für Windows, aber nicht für Mac.)

F: Welche Möglichkeiten bestehen, meinen Kalender anderen Personen zur Verfügung zu stellen?

A: Abhängig von den Berechtigungen, die Sie den Personen zuweisen (Abb. 1), können diese Ihren Kalender anzeigen oder bearbeiten oder als Ihre Stellvertretung für Besprechungsanfragen fungieren (Abb.2).

Outlook im Web:

   Kalenderdelegierung in Outlook im Web
   Freigeben Ihres Kalenders in Outlook im Web
   Verwalten des Kalenders einer anderen Person in Outlook im Web

Outlook für Windows:

   Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person
   Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mail und Ihren Kalender verwaltet

Outlook für Mac:

   Freigeben Ihres Kalenders in Outlook für Mac
   Werden Sie Stellvertretung, oder beenden Sie sie in Outlook für Mac
   Hinzufügen und Verwalten von Stellvertretung in Outlook für Mac

Hinweise:

• Der Kalenderbesitzer kann Stellvertretungen zusätzlich Zugriff auf private Ereignisse erteilen (Abb. 1).
• 'Personen in meiner Organisation' ist ein von unseren UZH Administratoren defaultmässig hinzugefügter 'Standardbenützer'. Gemeint sind alle im UZH Directory (sprich Active Directory) vertretenen Personen.
• Sollte mal etwas nicht wie gewünscht angezeigt werden, bitte Browserfenster aktualisieren oder Browser-Cache löschen oder Fremdkalender entfernen und der Kalenderliste erneut hinzufügen.

• E-Mail mit Berechtigungsinformationen:
       Schaltfläche Annehmen              -> Kalender wird zur Kalenderliste hinzugefügt.
       Schaltfläche Kalender anzeigen -> Kalender wird geöffnet.
  Nach Annahme wechselt die Schaltfläche automatisch von Annehmen nach Kalender anzeigen und, nach erneutem Klick darauf, wieder zurück zu 'Annehmen'.

Theoretisch: Sie können Freigabeeinladungen auch an externe Personen mit non-UZH Adresse senden. Der Zugriffsberechtigte erhält foglich in seiner Einladungsemail einen html-, ics- und webcal-Link zu Ihrem Kalender zugesandt, sodass er sich Ihren Kalender als abonnierten Kalender einbinden oder in einem separaten Browserfenster anzeigen lassen kann. Einschränkung: Die Funktion zur Veröffentlichung von Kalendern ist an der UZH deaktiviert (Befehl Einstellungen > Kalender > Geteilte Kalender > Einen Kalender veröffentlichen). Desweiteren müsste der Berechtigte sich beim selben Provider anmelden wie der Delegierer, um die Einladung anzunehmen. Das heisst, wenn beispielsweise ein Outlook im Web Benützer einem Gmail-Benützer Zugriffsrechte erteilt, kann der Gmail-Benützer dessen Einladung nur mit einem eigenen MS 365- / Outlook-Konto annehmen. Beachten Sie bitte auch, dass bei einer Freigabe für externe Personen der Link ohne Wissen des Freigebenden an weitere Personen weitergegeben werden könnte. Folglich nach einem Freigabeentzug niemand mehr via diesem Link Zugriff hätte.

F: Wie kann ich eine gelöschte E-Mail wiederherstellen?

A: Der Löschprozess ist für die beiden E-Mail Clients Outlook im Web und Outlook für Windows identisch.

1. Löschen Sie eine E-Mail, wird sie in den Papierkorb (Ordner Gelöschte Elemente) verschoben.
2. Löschen Sie eine E-Mail aus dem Papierkorb, wird sie in den (verzeichnislosen) Ordner Wiederherstellbare Elemente verschoben (siehe Abb.). Hier verbleibt sie während maximal 30 Tagen.
3. Löschen Sie eine E-Mail aus dem Ordner Wiederherstellbare Elemente oder läuft die Aufbewahrungsfrist ab, ist sie nicht mehr wiederherstellbar (auch nicht von unseren Administratoren).

• Der Ordner Wiederherstellbare Elemente erscheint in der Outlook Desktop-Version als separate Dialogbox 'Gelöschte Elemente (vom Server) wiederherstellen'.
• Eine via SHIFT + DEL gelöschte E-Mail landet direkt im Ordner Wiederherstellbare Elemente.
• Aus dem Papierkorb gelöschte Ordner sind nicht mehr wiederherstellbar. Die darin befindlichen E-Mails hingegen schon. Sie landen im Ordner Wiederherstellbare Elemente und können von da aus via Verschiebebefehl in einen noch existierenden Ordner zurückverschoben werden.
• Wissenswerte Einstellungsmöglichkeiten (Outlook im Web):
  - Gelöschte Elemente beim Abmelden automatisch entleeren: Register E-Mail > Nachrichtenbehandlung.
  - Bei der Ordnerduchsuchung gelöschte Elemente miteinbeziehen: Register Allgemein > Suchen.
  - In Outlook für Windows einstellbar unter Optionen > Register Erweitert resp. Suche.

Outlook im Web:

   Wiederherstellen von gelöschten E-Mail-Nachrichten in Outlook im Web
   Wiederherstellen von gelöschten Kontakten in Outlook im Web

Outlook für Windows:

   Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook für Windows
   Leeren des Ordners "Gelöschte Elemente" in Outlook

Outlook für Mac:

   Recover deleted items in Outlook for Mac using Exchange/O365
   recover deleted folders in Outlook for Mac

F: Wie kann ich anderen BenützerInnen Zugriff auf meine Ordner gewähren?

A: Outlook im Web

1. Kontextmenübefehl Berechtigungen vom Verzeichnis Ordner (Wurzelordner) aufrufen.
2. Auf Plussymbol klicken und zu berechtigende Person hinzufügen.
3. Gewünschte Berchtigungsstufe auswählen und auf OK klicken.
4. Dieselben Schritte wiederholen beim gewünschten freizugebenden (Unter-) Ordner.

Der Zugriffsberechtigte fügt bei sich die freigegebenen Ordner wie folgt hinzu:

1. Kontextmenübefehl Freigegebenen Ordner hinzufügen vom Verzeichnis Ordner (Wurzelordner) aufrufen.
2. BenützerIn suchen, auf dessen Mailbox (Ordner) zugegriffen werden soll und auf Hinzufügen klicken.

• Um die Berechtigungen einem Benützer zu entziehen, klicken Sie bitte beim Schritt 2 (Abb. 1) auf das ...
     Papierkorbsymbol (rechts neben dem Plussymbol).
• Um eine hinzugefügte Mailbox zu entfernen, klicken sie bitte auf den Kontextmenübefehl ...
     Freigegebenen Ordner entfernen (Abb. 2) der zu entfernenden Mailbox.
• Beim Öffnungsversuch einer nicht zugriffsberechtigten Mailbox erscheint in Outlook im Web die Meldung ...
     "Sie verfügen möglicherweise nicht über die Berechtigung zum Ausführen dieser Aktion."
  In Outlook für Windows oder für Mac erscheint die Meldung ...
     "Der Ordner kann nicht erweitert werden. Ein Clientvorgang ist fehlgeschlagen."
• Nur nachdem mindestens der Wurzelordner freigegeben wurde, kann der Berechtigte bei sich die Mailbox manuell hinzufügen und die freigegebenen Ordner einsehen.
• Ordnerzugriffsrechte werden zwischen Outlook im Web und Outlook für Win / Mac synchronisiert.
• Hinzugefügte freigegebene Ordner werden nicht automatisch in anderen Outlook-Clients hinzugefügt.
• MS Supportseite:  Zugreifen auf das Postfach einer anderen Person

Outlook für Windows:

• Zugriffsrechte auf eigene Ordner delegieren:

       Oberste Ordner (Wurzelordner):
          Kontextmenübefehl Ordnerberechtigungen > Register Berechtigungen.
       Unterordner:
          Kontextmenübefehl Eigenschaften > Register Berechtigungen.

• Freigegebene Mailboxen manuell hinzufügen (falls nicht automatisch angezeigt):

       Wurzelordner:
          Kontextmenübefehl Datendateieigenschaften > Register Allgemein > Schaltfläche Erweitert > Register Erweitert

Outlook für Mac:

• Zugriffsrechte auf eigene Ordner freigeben (egal ob Wurzel- oder Unterordner):

        Kontextmenübefehl Freigabeberechtigungen > Register Berechtigungen > Schaltfläche Benutzer hinzufügen > OK

F: Existiert für den Benützer eine E-Mail-Quarantäne?

A: Ja. Microsoft 365 Defender (https://security.microsoft.com) ist eine Enterprise-Defense-Suite zum Schutz vor komplexen Angriffen. Sie ermöglicht eine vollständige Bestimmung des Bedrohungspotenzials.

Administratoren können Quarantänerichtlinien definieren, was Benützer mit in Quarantäne  befindlichen Nachrichten alles tun dürfen oder nicht. Aktuell haben Sie die Möglichkeit, diese sich in einer Vorschau anzeigen zu lassen (inkl. Nachrichtenkopfzeilen), zu blocken, freizugeben oder zu löschen (siehe Werkzeuge in der Abb.). Blockieren bedeutet dabei, dass die E-Mails nicht mehr im Posteingang landen, sondern in der Quarantäne (analog 'geblockten' Junk-Mails, welche in den Junk-Ordner verschoben werden). Das geschieht Client-unabhängig, sodass die Regeln bei der Nutzung von verschiedenen Clients gleich funktionieren.

   Suchen und Freigeben von isolierten Nachrichten als Benutzer in EOP oder ...
   Sperren eines E-Mail-Absenders oder ...
   Phishing und verdächtiges Verhalten.

• Nachrichten, welche als Schadsoftware, Phishing mit hoher Wahrscheinlichkeit oder als Folge von Nachrichtenflussregeln (Transportregeln) isoliert wurden, sehen standardmässig nur Administratoren (IT-Security).
• Isolierte Spam-, Massen- oder Phishing-E-Mails (ohne hohe Wahrscheinlichkeit) sind hingegen auch durch den Benützer bearbeitbar.

Den E-Mail Schutz selbst gewährt Defender mittels von Administratoren konfigurierbaren Sicherheits- / Bedrohungsrichtlinien (z.B. Antispam-Richtlinie, Anitmalware-Richtlinie, Anthiphishing-Richtlinie etc.).
Die Bedrohungsschutzfeatures sind in allen Microsoft- oder Office 365-Abonnements enthalten.
Welches Schutzfeature über welches Abonnement angeboten wird, finden Sie aufgelistet unter ...

   Schutz vor Bedrohungen oder ...
   Microsoft 365 Defender - die vordefinierten Sicherheitsrichtlinien (Video).

Einstiegsanleitungen zum Defender finden Sie unter ...

   Erste Schritte mit Microsoft 365 Defender oder ...
   In Quarantäne befindliche E-Mail-Nachrichten in EOP und Defender for Office 365.

E-Mails, die an geteilte Mailboxen (ex Mail-In's) geschickt wurden und in Quarantäne gelandet sind, können in der (eigenen) Quarantäne der zugriffsberechtigten Benützer geprüft werden. Auffindbar sind sie via Suchfeld, Filterung nach Empfängeradresse (Trichtersymbol 'Filter') oder Klick auf die Spalte Empfänger, um nach Nachrichten zu sortieren, die an das freigegebene Postfach gesendet wurden. Siehe die blaue Box Ansicht in der Abbildung und auch ...

    Anzeigen und Freigeben von isolierten Nachrichten aus freigegebenen Postfächern

Nachrichten, die unbearbeitet in der Quarantäne liegen bleiben, werden nach einem definierten Zeitraum (30 Tage (JPG, 141 KB)) gelöscht. Wichtig ist in erster Linie, dass Sie die Nachrichten, die nicht in Quarantäne gehören, freigeben, bevor diese gelöscht werden (sogenannte false positives).

Für Interessierte und zur Produktunterscheidung: MS Security- und Verwaltungsprodukte (PDF, 866 KB).

F: Wie kann ich Zugriffsrechte auf geteilte Mailboxen erhalten?

A: 
     1.) In den meisten Fällen bestimmt der/die IT-Verantwortliche im Koordinationskatalog  die Mailbox-Verantwortlichen (Besitzer).
           Diese erhalten dadurch Vollzugriff auf die geteilte Mailbox und können sie öffnen.
     2.) Öffnen der geteilten Mailbox:
          - Outlook im Web: Befehl "Weiteres Postfach öffnen" beim Kontomanager
            (siehe FAQ 14  und Abbildung unten)
          - Outlook für Windows / Mac: Siehe FAQ 14
     3.) Die Besitzer können nun, gemäss FAQ 27, Zugriff und Berechtigungsstufe auf Ordner delegieren.

 

Zoom

Abb.: Outlook im Web: Weiteres Postfach öffnen
    (Zur Vergrösserung Lupensymbol anklicken.)  

Hinweis:

• Sollten Sie nicht der / die Verantwortliche (Besitzer:in) einer geteilten Mailbox sein, erhalten Sie
  beim Öffnungsversuch in Outlook im Web eine Meldung der Art "AccessDeniedException".
• Eventuell werden Ihre Shared Mailboxen ausschliesslich auf der Ebene des Koordinationskatalogs verwaltet, ohne Zugriffsrechte auf der Ebene von Outlook zu delegieren. Sprechen Sie sich diesbezüglich am besten direkt mit Ihren IT-Verantwortlichen ab.

F: Wer kann wo und was alles machen mit den geteilten Mailboxen, Gruppen und Ressourcen?

A: Der IT-Verantwortliche hat die Aufgabe ...

    ... via Mutationsformular  weitere Personen* als IT-Verantwortliche nachzunominieren.

• Nur IT-Verantwortliche haben Zugang zum Koordinationskatalog.
  (* Externe Personen sollten im ISIM als manuell verwaltete Personen erfasst worden sein.)

    ... im Koordinationskatalog  alle Institutsobjekte und dessen Besitzer zu verwalten:

1. Geteilte Mailbox anlegen / ändern / löschen.
2. Geteilte Mailbox-Besitzer:innen (Personen / Gruppen) auswählen.
3. Geteilte Mailbox bei Besitzern autom. (nicht) anzeigen lassen (Automapping de- / aktivieren).
4. Geteilte Mailbox für "SMTP-Auth ohne MFA" de- / aktivieren.
5. Geteilte Mailbox für "Send As" de- / aktivieren.
6. Bemerkungen zur geteilten Mailbox hinschreiben.
7. Gruppe anlegen / ändern / löschen.
8. Gruppenbesitzer (Personen / Gruppen) auswählen.
9. Bei Räumen / Ressourcen zusätzlich Metadaten angeben und Buchungsprozess auswählen.
10. Bemerkungen zur Gruppe, zum Raum und zur Ressource hinschreiben.
11. Das Zugriffsrecht 'Editor' auf Raum- / Ressourcen-Kalender gewähren.

         Hinweise:

• Der IT-Verantwortliche hat nicht automatisch Zugriff auf den Inhalt einer geteilten Mailbox.
   Automatischen Zugriff auf alle Ordner / Kalender einer geteilten Mailbox haben nur dessen Besitzer. Nach Bedarf kann der IT-Verantwortliche sich selbst als Besitzer einsetzen.
• Der IT-Verantwortliche ist verantwortlich für die Abstimmung innerhalb der eigenen Organisation (z.B. Einhaltung von Namenskonventionen).
• Der IT-Verantwortliche ist verantwortlich für die Einhaltung der UZH- / ZI-Vorgaben
   (z.B. Einhaltung des REIM oder keine Nutzung von geteilten Mailboxen als Person).

    Der Besitzer hat die Aufgabe ...

    ... via Outlook (Webmail), ...
        - bei geteilten Mailboxen die Inhalte, Ordner- und Kalenderzugriffsrechte und,
        - bei Gruppen & Räumen (Ressourcen), die Mitgliedschaften zu verwalten:

1. Geteilte Mailbox öffnen und editieren (Vollzugriff) (FAQ 14).
2. Geteilte Mailbox sich (nicht) anzeigen lassen (Automapping (nur bei der Desktopversion 'Outlook für Windows')) (FAQ 14).
3. Geteilte Mailbox-Ordner- & Kalenderzugriffsrechte vergeben (analog zur persönl. Mailbox (FAQ 27 / FAQ 24)).
4. Im Auftrag / Namen der geteilten Mailbox versenden (Send on Behalf / Send As).
5. Gruppenmitglieder hinzufügen / entfernen (auch via PowerShell).
   (Besitzergruppen können Mitgliedschaften aktuell nur in 'Outlook für Windows' editieren.)
6. Raum- / Ressourcenbuchung auf Anfrage freigeben.
7. Raum- / Ressourcenbuchung erstellen und eigene editieren und löschen.

     Alle anderen können im Outlook / Webmail ...

1. freigegebene geteilte Mailbox Ordner / Kalender sich hinzufügen (anzeigen lassen) (FAQ 27 / FAQ 24),
2. im globalen Adressbuch nach geteilten Mailboxen (All Users), Gruppen (All Distribution Lists) und Räumen (All Rooms) suchen.

Hilfreiche Zusatzinformationen (Empfehlungen, Limitationen, Kalender-Berechtigung): UCC2022-KK-RollenRechte_Apr2023 (PDF, 110 KB)

F: Wie und wo kann ich die Mitglieder von Microsoft 365 (Verteiler-) Gruppen verwalten?

A: Der Gruppenbesitzer kann die Gruppenmitglieder in den Outlook-Einstellungen pflegen:

   Outlook im Web:

   Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

   1.) Einstellungen (Zahnradsymbol)
   2.) Register 'Allgemein' > 3.) Register 'Verteilergruppen'
   4.) Link 'Dieses Portal'  > 5.) Register 'Gruppen, die ich besitze'.

Alternativ können Sie die Übersichtsseite direkt via Link aufrufen.
Um Mitglieder hinzuzufügen oder zu löschen, wählen Sie die Gruppe aus und klicken auf ...

  1.) Register 'Mitglieder'
  2.) Link 'Alle anzeigen und Mitglieder verwalten'
  3.) Schaltfläche '+ Mitglieder hinzufügen'
  4.) Nach gewünschtem Mitglied via Suchfeld suchen
  5.) Gewünschtes Mitglied aus den Suchresultaten auswählen
  6.) Schaltfläche 'Hinzufügen'
  7.) Schaltfläche 'Speichern'.

    Outlook für Windows:

    Klicken Sie bitte im Menüabschnitt 'Suchen', auf ...

• (1) Adressbuch > (2) Adressliste auswählen > (3) Gruppe suchen und öffnen (Doppelklick)
• (4) Knopf Mitglieder ändern > (5) Knopf Hinzufügen
• (6) Adressliste wählen > (7) Person suchen und (8) hinzufügen
• (9) Alle Dialogfenster mit OK bestätigen.

Hinweise:

• Eine in Outlook im Web getätigte Mitgliedermutation wird sofort auch in Outlook für Windows angezeigt und umgekehrt.
• Microsoft 365-Gruppen werden durch den IT-Verantwortlichen im Koordinationskatalog angelegt.
• Verteilergruppen sind bitte nicht zu verwechseln mit der persönlichen Verteilerliste (Kontaktliste), (siehe FAQ 23).
• Die im Adressbuch standardmässig zuerst zur Auswahl angezeigte Liste können Sie im Adressbuch selbst festlegen via dem Menübefehl Extras > Optionen > Beim Öffnen des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen
  (z.B. Globale Adressliste oder All Distribution Lists auswählen).
• Vergessen Sie bei der Gruppensuche bitte nicht, den beim Gruppennamen voranstehenden Punkt mit anzugeben.
  (Also beispielsweise '.l.zi.bd.sus' und nicht 'l.zi.bd.sus'.)
• Die Gruppeneigenschaften (Name, Adresse, Domain und Sichtbarkeit einer Gruppe) sind in Outlook im Web editierbar im jeweiligen Gruppenregister 'Allgemein' und unter dem Link 'Allgemeine Einstellungen bearbeiten' (Abb. 2).

F: Welche Versende- und Empfangsmöglichkeiten bestehen grundsätzlich an der UZH?

A: Informationen zu den Empfangs- und Versendemethoden finden Sie hier:
     -> Tabelle IMAP- & SMTP-Varianten (PDF, 166 KB)

Hinweise:

Koordinationskatalog
     (Geteilte Mailboxen erstellen & löschen können nur IT-Verantwortliche).
Richtlinie (Massen-) Versand

F: Wo kann ich meine persönlichen Daten verwalten?

A: Im Exchange-Umfeld können Sie Ihre persönlichen Daten ...

     a.) einsehen über die Tiny-URL t.uzh.ch/profil (englisch: t.uzh.ch/profile),
     b.) einsehen in den Kontakten von Outlook (im Web) und ...
     c.) editieren in TOPdesk: 'Self Service Portal' > Kachel 'Persönliche Daten verwalten' > Knopf 'Persönliche Daten verändern'.

Hinweise:

• Vorgesetzte:r (2): Durch die Eingabe einer Person in diesem Feld wird die Organisationsstruktur im Profil der Office-Produkte aufgebaut und dargestellt.
• Bürotelefon (3) und Bürostandort (4): Falls durch Ihren Telecom-Delegierten verwaltet, wenden Sie sich für eine Änderung an ihn. Eine Änderung dieser Daten in diesem Formular wird temporär übernommen, jedoch am nächsten Tag durch die ursprünglichen Daten wieder überschrieben.

• Mobiltelefon: Nummer wird an verschiedenen Orten angezeigt, unter Umständen auch durch Dritte eingesehen.

• Anpassungen in diesem Formular werden innert 30 Minuten übernommen, jedoch erst nach der Tagesendverarbeitung am nächsten Tag in diesem Formular angezeigt.

• Ausgegraute Daten dienen zur Information. Für Anpassungen dieser Daten wenden Sie sich bitte an Ihre(n) IT-Verantwortliche(n).

F: Wo kann ich meine Speicherplatzbelegung ablesen?

A: Bitte führen Sie die folgenden Befehle in den Einstellungen der jeweiligen Anwendung (OneDrive, Sharepoint, Outlook) aus.

OneDrive (Web-Version):

• Startseite > Einstellungen (Zahnradsymbol, rechts oben) (1) > Link 'OneDrive-Einstellung' (2) > Link 'Weitere Einstellungen' (3) > Link 'Speichermetriken' (4) (siehe Abb.)

OneDrive (Desktop-Version, Windows):

• OneDrive-Symbol in Taskleiste > Einstellungen (Zahnradsymbol, rechts oben) > Kontextmenübefehl 'Einstellungen' > Abschnitt 'Speicher' (links unten), ...

         alternativ ...

• Zum Verzeichnis 'OneDrive - UZH' im Datei Explorer gehen > Kontextmenübefehl 'Einstellungen' > Abschnitt 'Speicher' (links unten)

Sharepoint:

• Startseite Ihres Teams > Einstellungen (Zahnradsymbol, rechts oben) > Link 'Websiteinformationen' > Link 'Alle Websiteeinstellungen anzeigen' > Link 'Speichermetriken'.

Outlook im Web:

• Einstellungen (Zahnradsymbol, rechts oben) > Register 'Allgemein' > Register 'Speicher'

Aktuell verfügen Sie an der UZH auf OneDrive ein Standardlimit von 25 GB pro Benützer für Ihre Daten. Auf Sharepoint sind es 25 GB pro Website (Team) und in Outlook (im Web) 100 GB pro Benützer (Mailbox).

Hinweise:

• Auf OneDrive sind Ihre persönlichen Daten gespeichert.
  - Beim Verlassen der UZH werden Ihre OneDrive Daten komplett gelöscht.
  - Speichererweiterungen sind nicht vorgesehen.
• Auf SharePoint sind Ihre UZH relevanten (Team-) Daten gespeichert.
  - Ihre SharePoint Daten bleiben bestehen, auch wenn Sie die UZH verlassen.
  - Speichererweiterungen (50, 100, 250, 500, 1000 GB) sind (via Ticket) möglich.

F: Wie versende ich einen Serienbrief mit einer unpersönlichen Absenderadresse?

A: Überprüfen Sie bitte die folgenden Voraussetzungen und führen in Microsoft Word die untenstehenden Schrittfolgen im Register 'Sendungen' aus.

Alternativ finden Sie eine ausführlichere Schritt-für-Schritt Anleitung hier:
Serienbrief erstellen (Windows & Mac) (PDF, 2 MB).

Voraussetzungen:

• Windows 10 & 11, MacOS 13 & 14
  (Achtung: Es müssen unbedingt die neuesten Betriebssystem-Updates installiert sein.)
• Ein Outlook-Profil (siehe FAQ 17 'Profile') nur mit dem Mailkonto der Shared Mailbox existiert.
• Die Shared Mailbox ist in Outlook als Standard-Mailbox definiert.
• Die Mailbox-Eigenschaft "'Send As' berechtigen" ist aktiviert (durch IT-Verantwortliche setzbar.)
• Zum Versenden des Serienbriefs muss Outlook vorgängig geöffnet worden sein.

Register 'Sendungen':

1. Menübefehl 'Seriendruck starten' > 'E-Mail-Nachrichten'.
2. Menübefehl 'Empfänger auswählen' > 'Vorhandene Liste verwenden'.
   - Excel-Adressdatei auswählen > Knopf 'Öffnen' anklicken.
   - Bei Bedarf die Checkbox 'Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften' aktivieren.
   - Tabelle auswählen > Knopf 'OK' anklicken.
   
   Gewünschte Feldstelle im Word-Dokument mit der Maus ansteuern:
    
3. Menübefehl 'Seriendruckfeld einfügen'.
   - Felder auswählen (je nach Word-Version, zusätzlich Knopf 'Einfügen' anklicken.)
4. Menübefehl 'Fertigstellen & zusammenführen' > 'E-Mail-Nachrichten senden'.
   - 'Nachrichtenoptionen':
        > Zu: 'EMail'
        > Betreffzeile: 'Empfangsbestätigung'
        > E-Mail-Format: 'HTML'
   - Knopf 'OK' anklicken.

• Sollte die E-Mail nicht wie gewünscht formatiert beim Empfänger ankommen,
  überprüfen Sie bitte das E-Mail-Format (HTML oder Text in Schrittfolge 4).
• Als Alternative zu den obigen vier Schrittfolgen können Sie sich vom 'Seriendruck-Assistenten' leiten lassen. Wählen Sie dazu in Schrittfolge 1 anstelle des Untermenübefehls 'E-Mail-Nachrichten' den Eintrag 'Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt Anweisungen'.