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Das zu unterzeichnende Dokument wird zu Skribble hochgeladen, dort für die signierenden Personen vorbereitet und dann an diese verschickt. Die signierenden Personen müssen sich in Skribble registrieren, UZH-Mitarbeitende sind automatisch registriert.
Je nach Vertragsart gibt es verschiedene Signaturtypen, die je nach Stärke erweiterte Identifikationen erfordern.
my.skribble.com/login (Verwenden Sie Ihre UZH-E-Mail-Adresse)
Übersicht über die Verwendung der einzelnen Signaturtypen (Abt. Recht und Datenschutz)
Die Verwendung der einzelnen Signaturtypen ist in der Weisung der Universitätsleitung geregelt (siehe Rechtliche Vorgaben) und richtet sich nach den Kriterien Schriftformerfordernis, Einnahmen- bzw. Ausgabenhöhe oder Organisationsebene.
Die Standard Signatureinstellung ist EES (Einfache elektronische Signatur). Sie erhöhen diese im "Profil" (links unten) bei "Signatur-Standards".
Ein Schrifterfordernis/Schriftvorbehalt ist die Pflicht, den Abschluss oder die Änderung eines Vertrags in schriftlicher Form abzufassen und i.d.R. auch eigenhändig zu unterzeichnen. Diese Pflicht kann durch ein Gesetz vorgeschrieben oder in einem Vertrag vereinbart worden sein.
Gegebenenfalls sind beim Abschluss von Verträgen weitergehende Formvorschriften zu beachten (z.B. notarielle Beurkundung).
Für die Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) müssen Sie als zusätzliches Identifikationsmerkmal eine Mobiltelefonnummer angeben. Verwenden Sie, wenn immer möglich, Ihre geschäftliche Mobiltelefonnummer. Diese Nummer wird in der PDF-Datei gespeichert und für mindestens 10 Jahre archiviert, unter gewissen Umständen auch länger im UZH Archiv.
Der stärkste Signaturtyp QES (Qualifizierte elektronische Signatur) muss freigeschaltet werden. Dazu ist eine "Mobile ID" nötig (www.mobileid.ch). Richten Sie diese zuerst ein.
Wollen Sie Dritte zur Unterschrift mit QES einladen, sollten diese vorgängig die Mobile-ID einrichten und sich für den Einsatz der QES identifizieren resp. freischalten.
Die eigentliche Freischaltung kann an drei Orten erfolgen:
Die Universitätsleitung hat die Verwendung elektronischer Signaturen bei der Unterzeichnung von Verträgen in einer Weisung geregelt. Weitere Informationen finden Sie bei der Abteilung Recht und Datenschutz
Bei Verträgen mit Dritten muss Skribble verwendet werden. Dies gewährt Rechtssicherheit.
Für andere Zwecke, wie z.B. Arbeitsrapporte, sollte Skribble nicht genutzt werden. Hier reicht die Unterschriftsfunktion von Adobe Acrobat oder ähnlichen Programmen.
Einzelheiten sind in der Weisung der Universitätsleitung festgehalten (siehe Rechtliche Vorgaben).
Alle UZH-Mitarbeitende können den Service nutzen. Sie sind automatisch registriert. Es gelten aber die Vorgaben gemäss Finanzhandbuch und dem Reglement über die Unterzeichnung von nicht-finanzwirksamen Verträgen
Nicht nutzen können den Service Studierende, Dozierende ohne Anstellung oder Personen von assoziierten Instituten und Universitätsspitälern.
Nein. Alle Vertragsparteien verwenden stets die gleiche Unterschriftsform. Dies hat zwei Gründe:
Ja. Die elektronische Signatur wird immer auf einem pdf-Dokument angebracht und muss visuell erkennbar sein. Der Vertrag muss in elektronischer Form aufbewahrt werden, und zwar gemeinsam mit den für die Vertragserstellung relevanten Unterlagen.
Ja. Nur bei Verträgen mit Dritten muss Skribble verwendet werden.
Nein. Eine private Nutzung ist nicht zulässig.
Wenn Sie Ihre UZH-E-Mail-Adresse verwenden, übernimmt die UZH automatisch die Kosten. Für alle anderen Konten nicht.
Nein. Das ist rechtlich nicht notwendig und aus Kostengründen nicht sinnvoll. Der Service ist nur zum digitalen Unterschreiben von Verträgen mit Drittparteien vorgesehen.
Die Sicherheit ist sowohl von rechtlicher als auch von technischer Seite gewährleistet.
Skribble unterliegt strengen Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben aufgrund der mit der UZH abgeschlossenen Verträgen als auch von Gesetzes wegen.
Der Vertrag bleibt während der Unterzeichnung auf den Servern von Skribble in der Schweiz, ist jedoch für Skribble nicht lesbar. Er wird 30 Tage nach dem ersten Hochladen automatisch gelöscht.
Nein. Die Lösung ist 100% browserbasiert. Niemand muss eine Applikation oder ein Browser-Add-In installieren. Auch die andere Vertragspartei nicht.
Der UZH-Standard ist Skribble und sollte immer benützt werden, aus rechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen. Der Gebrauch anderer Softwarelösungen muss zuerst vom Rechtsdienst freigegeben werden.
Im Moment ist der Service für Sie kostenlos, da er von der Zentralen Informatik finanziert wird.
Ja. Wir wollen den Service aber zuerst etablieren, bevor wir Integrationen vorsehen wie z.B. in SAP, SharePoint etc.
Elektronisch unterschriebene Verträge müssen unbedingt digital aufbewahrt und archiviert werden, gemeinsam mit den für die Vertragserstellung relevanten Unterlagen. Bei ausgedruckten Verträgen sind die elektronischen Signaturen nicht mehr überprüfbar.
Wichtig: Die Skribble-Plattform ist kein Ablagesystem: die Verträge werden dort nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Vermutlich ist das Browserfenster zu schmal. Dann sind die Kacheln für die Platzierung der Unterschriften nicht sichtbar.
Verbreitern Sie das Browserfenster oder verkleinern SIe die Textdarstellung des Browser (Zoom).
Kispi-Mailadressen (…@kispi.uzh.ch) funktionieren bei der Anmeldung in Skribble nicht. Verwenden Sie bei der Erstellung der Signatureinladungen eine andere Mailadresse.
Der Grund: Die Domain "@kispi.uzh.ch" wird direkt zum KISPI geroutet. Mitarbeitende des KISPI verfügen in der Regel nicht über einen UZH Account und können somit nicht bei Skribble mit Ihrer KISPI E-Mail Adresse einloggen.
