FAQ

Diese Seiten sind veraltet. Bitte benutzen sie folgenden Link um aktuelle Informationen zu Office365 zu erhalten: https://www.zi.uzh.ch/de/support/Outlook-und-Kollaboration-Office-365.html

Das E-Mailsystem der UZH wird von HCL Notes auf Microsoft 365 (Outlook) umgestellt. Die Informationen auf dieser Seite richten sich an Microsoft 365 Nutzende. Informationen zu HCL Notes finden Sie über folgenden Link.

E-Mail und Kollaboration

Limitationen während der Umstellung auf Microsoft 365 Outlook

In der Übergangszeit gelten technische Limitationen bei der Zusammenarbeit von Personen, welche schon mit Microsoft 365 Outlook arbeiten und den HCL Notes Nutzenden.

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N9_Symbol_Mail.jpg

  Mail

1.) Empfohlene Mail Clients


F: Mit welchen Email Clients soll an der UZH gearbeitet werden?


A: Das neue System Microsoft 365 Outlook muss aktuelle Sicherheitsanforderungen wie Multi Faktor Authentifizierung (MFA) erfüllen. Deshalb ist Outlook der neue Standard für E-Mail- und Kalender (Windows, Mac, Webmail). Andere moderne Programme wie Apple Mail und Thunderbird unterstützen diese Anforderungen auch, sind aber im Funktionsumfang teilweise eingeschränkt. Bei Problemen verwenden Sie bitte Outlook. .


2.) Hilfe finden


F: Wo finde ich am schnellsten Hilfe?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • das Fragezeichensymbol
FAQ_Outlook_Webmail_Hilfe
Zoom
Abb.: Suchen mit der Hilfefunktion
(Lupe zur Bildvergrösserung)

3.) Weiterleitung


F: Wie leite ich eine Nachricht automatisch auf eine andere Adresse um?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Weiterleitung > Checkbox Weiterleitung aktivieren
FAQ_Outlook_Webmail_Weiterleitung
Zoom (JPG, 91 KB)
Abb.: Einstellungen und Weiterleitung
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support: Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten an ein anderes Konto in Outlook im Web

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass das automatische Weiterleiten von dienstlichen E-Mails an eine externe Adresse bzw. an einen externen Speicherort gegen die Vorgaben des Datenschutzes verstossen kann.

Siehe auch Checkliste Datenschutz im Büroalltag des Leiters Abteilung Datenschutzrecht der UZH
(alt: www.dsd.uzh.ch, neu: www.rud.ch).


4.) Regeln


F: Wie kann ich eine Regel für eintreffende Emails setzen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Regeln > Neue Regel hinzufügen
FAQ_Outlook_Webmail_OoO
Zoom (JPG, 142 KB)
Abb.: Regel erstellen
       
   (Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support: Verwenden von Posteingangsregeln in Outlook.com


5.) Junk-Mail


F: Wie kann ich eine Emailadresse oder Domain auf eine Black- oder Whitelist setzen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Junk-E-Mail > Hinzufügen
FAQ_Outlook_Webmail_OoO
Zoom (JPG, 104 KB)
Abb.: Black- und Whitelist
      
    (Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

6.) Abwesenheitsmeldung


F: Wie kann ich eine Abwesenheitsmeldung setzen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Automatische Antworten
FAQ_Outlook_Webmail_OoO
Zoom (JPG, 145 KB)
Abb.: Abwesenheitsmeldung setzen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support: Senden automatischer Antworten (Abwesenheitsantworten) in Outlook im Web

Hinweise:

  • Beachten Sie bitte, dass ein Absender pro Agenten-Aktivierung immer nur eine einzige Abwesenheitsmeldung vom Abwesenden erhält.
  • Desweiteren, dass Notes-Benützer von Outlook als 'externe Personen' angeschaut würden, sprich in den Outlook-Einstellungen des Abwesenheitsagenten des Abwesenden die Checkbox 'Antworten an Personen ausserhalb Ihrer Organisation senden' aktiviert sein muss. Dies gilt, solange die beiden Systeme koexistieren, danach nicht mehr.
  • Der Abwesenheitstext für die externen Personen ist im unteren Textfeld separat einzugeben (bitte Fenster runterscrollen, falls nicht sichtbar.).

7.) Signatur


F: Wie kann ich eine Signatur erstellen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Verfassen und Antworten
N9_Mail_Datum_gruppieren
Zoom (JPG, 124 KB)
Abb.: Signatur hinterlegen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

Hinweise:


8.) Suche


F: Wie kann ich nach Emails suchen?


A: Links vom Suchfeld wählen Sie die zu durchsuchenden Ordner aus, rechts vom Suchfeld die zu durchsuchenden Felder. Klicken Sie zuletzt auf die Schaltfläche "Suchen".

FAQ_Outlook_Webmail_Suche
Zoom
Abb.: Innerhalb Ordnern und Feldern suchen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

9.) Multifaktor-Authentifizierung (MFA)


F: Was ist die Multifaktor-Authentifizierung (MFA)?


Siehe unsere Anleitung unter Microsoft 365 und   Multifaktor-Authentifizierung.

10.) Mail und Mailordner von HCL Notes nach Microsoft 365 (Outloook)-Konto kopieren (migrieren)


F: Wie kann ich den Inhalt meiner HCL Notes-Mailbox nach meinem Microsoft 365 (Outlook)-Konto migrieren?


A: Anbei finden Sie eine Anleitung Mail und Mailordner migrieren (PDF, 322 KB), wie Sie Ihre HCL Notes-Mailbox und Ihr Microsoft 365 (Outlook)-Konto in den Email-Clients Apple Mail, Outlook und Thunderbird einbinden und dann darin, via Copy & Paste, die Inhalte verschieben können.


11.) Apple Mail mit Exchange


F: Wie kann ich auf mein UZH Exchange-Konto mit Apple Mail zugreifen?


A: Bei der Kontokonfiguration in Apple Mail wählen Sie bitte als Kontotyp Exchange aus, melden sich mit Ihrem Shortname oder Ihrer primären Emailadresse bei Microsoft an und mit Ihrem Active Directory Passwort bei der Universität Zürich.

  1. Auf Plus-Symbol klicken.
  2. Option Exchange auswählen
  3. Auf Fortfahren klicken.
  4. Ihren Shortname im Feld [Name:] angeben.
  5. Ihre primäre UZH-Emailadresse im Feld [E-Mail-Adresse:] angeben.
  6. Auf Anmelden klicken.
  7. Auf Anmelden klicken bei der Anmeldung bei Microsoft.
  8. Anmeldung bei der UZH mittels primärer Emailadresse und Active Directory Passwort.
  9. Anmeldeanforderung bestätigen via Authenticator-App auf dem Mobilgerät.
  10. Auf Fertig klicken.
Eine bebilderte Anleitung finden Sie hier (PDF, 443 KB).

12.) IMAP-Clients (z.B. Thunderbird)


F: Wie kann ich mit einem IMAP-Client, zum Beispiel Thunderbird, auf (meine) UZH Emails zugreifen?


A: Bei der manuellen Einrichtung muss zunächst bei der Authentifizierung Automatisch erkennen gewählt werden.
Danach steht OAuth2 als Authentifizierungsmethode zur Verfügung.

Protokoll Hostname (Mailserver) Port Sicherheit Authentifizierungsmethode Benutzername
IMAP outlook.office365.com 993 SSL/TLS OAuth2 Emailadresse
Protokoll Hostname (Mailserver) Port Sicherheit Authentifizierungsmethode Benutzername
SMTP smtp.office365.com     587 STARTTLS OAuth2 Emailadresse

Um eine geteilte Mailbox (ex Mail-In) zu konfigurieren, gehen Sie bitte wie in der folgenden Anleitung beschrieben vor.
Die Schritte sind auf beiden Betriebssystemen (Mac und Windows) identisch.

Geteilte Mailbox in Thunderbird für Mac (und Windows) konfigurieren (PDF, 3 MB)

13.) Mobile Geräte


F: Wie kann ich mit meinem Mobilgerät auf mein UZH-Konto zugreifen?


A: Das ist sowohl via Outlook App, als auch nativen Apps möglich.

Apple Mail für iOS

Bei der Kontokonfiguration in Apple Mail für iOS wählen Sie bitte als Kontotyp Exchange aus, melden sich mit Ihrer primären Emailadresse bei Microsoft an und mit Ihrem Active Directory Passwort bei der Universität Zürich.

  1. Einstellungen öffnen.
  2. Auf Passwörter & Accounts klicken.
  3. Auf Account hinzufügen klicken.
  4. Als Kontotyp Microsoft Exchange auswählen.
  5. Primäre UZH-Emailadresse & Beschreibung angeben und auf Weiter klicken
  6. Auf Anmelden klicken bei der Anmeldung bei Microsoft.
  7. Anmeldung bei der UZH mittels primärer Emailadresse und Active Directory Passwort.
  8. Anmeldeanforderung bestätigen via Authenticator-App auf dem Mobilgerät.
  9. Auf Sichern klicken.
Eine bebilderte Anleitung finden Sie hier. (PDF, 634 KB)

14.) Zugriff auf geteilte (engl. 'shared') Mailboxen (ehem. Mail-Ins)


F: Wie kann ich, nach der Umstellung auf Outlook, auf meine unpersönlichen (Exchange-) Mailboxen zugreifen?


A: Das Mail-In wird nicht als zusätzliches Konto konfiguriert, sondern als 'freigegebenes Postfach' hinzugefügt. Es wird in der E-Mail Ansicht als Ordnerstruktur und in der Kalenderansicht als ein- / ausblendbarer Kalender angezeigt.

Outlook für Mac (OS 10.15.7) (Schalter "neues Outlook" aktiviert):
  Menübefehl Outlook > Einstellungen > Konten > zugriffsberechtigtes Konto (eigenes) auswählen
    > Stellvertretung & Freigabe > Für mich freigegeben
    > Plussymbol '+' (links unten) > Gewünschtes Konto auswählen > Hinzufügen > Fertig
       (Zum Entfernen eines freigegebenen Postfachs, bitte auf das Minussymbol '-' klicken.)

Outlook für Mac (Schalter "neues Outlook" deaktiviert):
  Menübefehl Outlook > Einstellungen > Konten > zugriffsberechtigtes Konto (eigenes) auswählen
    > Erweitert > Register Stellvertretungen
    > Plussymbol '+' (links unten) bei Abschnitt "Zusätzlich diese Postfächer öffnen" > Hinzufügen > OK  
       (Zum Entfernen eines freigegebenen Postfachs, bitte auf das Minussymbol '-' klicken.)

Outlook für Windows:
   Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook
       (Zum Entfernen eines Postfachs, anstelle auf 'Hinzufügen', auf 'Entfernen' klicken.)

Outlook im Web:
   Folgende URL im Browser eingeben (mit entsprechender Mail-In E-Mailadresse):
    -> https://outlook.office.com/mail/mailinemailadresse/

       (Entfernen eines Postfachs geht via Kontextmenübefehl "Löschen".)
   Siehe auch Öffnen und Verwenden eines freigegebenen Postfachs in Outlook im Web.

Outlook für iOS / Android:
   Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile
   Geteilte Mailboxen können ohne Outlook-Anwendung nicht auf Mobilgeräten eingebunden werden.

FAQ_Outlook_Gesendete_Elemente
Zoom (JPG, 325 KB)
Abb.: Mac (neues Outlook): Mail-In "ZI Testbox" hinzufügen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Hinweise:

Siehe auch unser Video und folgende zwei Support-Seiten:
VIDEO: Zugriff auf andere Konten (Mac, neues Outlook) (MP4, 8 MB)
Erstellen eines freigegebenen Postfachs (für Administratoren)
Geteilte Mailbox in Outlook richtig einrichten (Caching)

Achtung: Zurzeit kann der Benützer ein Mail-In nicht als neues (Exchange-) Konto hinzufügen in Apple Mail und den Outlook Desktop-Versionen, so wie das mit der persönlichen Mailbox der Fall ist. Aktuell erscheinen freigegebene Mail-Ins automatisch als freigegebene, aber nicht entfernbare Postfächer. In Thunderbird, hingegen, können Sie für Sie freigegebene Mail-Ins als IMAP-Konten einrichten (siehe FAQ 12).


14.) Appendix: Regeln in geteilten Mailboxen


F: Wie kann ich, nach der Umstellung auf Outlook, Regeln in unpersönlichen Mailboxen erstellen?


A: Bitte benützen Sie ...

  • Outlook im Web (outlook.office.com), um Regeln in geteilten Mailboxen zu erstellen (siehe FAQ 4 "Regeln").
  • Mit Desktop E-Mail Clients wie z.B. Apple Mail und Outlook für Windows/Mac ist dies zurzeit noch nicht möglich.
  • In Thunderbird können Sie geteilte Mailboxen einrichten (siehe FAQ 12) und darin Filter erstellen. Diese Filter werden jedoch in den anderen Clients (z.B. Outlook im Web) als Regeln nicht angezeigt, sind aber wirksam.
  • Wie Sie aktuell auf geteilte Mailboxen zugreifen können, lesen Sie in FAQ 14 "Zugriff auf geteilte Mailboxen".

15.) Ordner 'Gesendete Elemente'


F: Wieso werden meine gesendeten E-Mails nicht im Ordner 'Gesendete Elemente' (Outlook Desktop-Version) angezeigt?


A: Bitte überprüfen Sie in den Outlook Einstellungen Ihres Windows Desktop-Clients, ob folgende Checkboxen aktiviert sind:

  • Menübefehl Datei > Optionen > E-Mail > Abschnitt Nachrichten speichern
    > Weitergeleitete Nachrichten speichern.
  • Menübefehl Datei > Optionen > E-Mail > Abschnitt Nachrichten speichern
    > Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Elemente' speichern.
FAQ_Outlook_Gesendete_Elemente
Zoom (JPG, 108 KB)
Abb.: Weitergeleitete E-Mails und Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Elemente' speichern.
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Im Client Outlook im Web existieren diese Einstellungen nicht. Genausowenig in der Outlook Desktop-Version für Mac.


16.) Profile


F: Wie lege ich ein neues Profil in Outlook an?


A: Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um das Thema Profil (Outlook Desktop-Version und Windows) finden Sie auf folgender Microsoft (MS) Supportseite:

     Übersicht über Outlook-E-Mail-Profile

Antworten zu spezifischen Fragen finden Sie auf folgenden MS Supportseiten:

     Erstellen eines Outlook-Profils
     Bearbeiten eines Profils
     Wechseln zu einem anderen Outlook-E-Mail-Profil

Eine bebilderte und UZH-spezifische Anleitung steht in der Datei ProfilAnlegenOutlookWin.pdf (PDF, 268 KB).
Kurz zusammengefasst:

  • Windows Start > Windows-System > Systemsteuerung (engl.: Control Panel) > (Kleine Symbole)
    > Mail (MS Outlook)(32-Bit) > Profile anzeigen > Hinzufügen > OK
FAQ_Outlook_Profile.jpg
Zoom (JPG, 302 KB)
Abb.: Profil-Übersicht in den E-Mail-Einstellungen der Systemsteuerung.
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

Eine Anleitung für Mac Betriebssysteme finden Sie unter ...

     Verwalten von Profilen oder Identitäten in Outlook für Mac

Hinweise:

  • Ein E-Mail-Profil besteht aus E-Mail-Konten, Datendateien und Informationen darüber, wo Ihre E-Mail gespeichert ist. Die Daten umfassen Regeln, Nachrichten, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben, Journale, Suchordner und andere Einstellungen.
  • Einmal erstellt, ist der Profilname nicht mehr änderbar, das Profil selbst, hingegen, schon.
  • Outlook E-Mail-Profile (Windows) werden in der Windows-Registrierung (registry) gespeichert. Beim Outlook-Start werden die Profilinformationen aus der Registrierung abgerufen.

17.) Standard E-Mailprogramm


F: Wie kann ich Outlook als Standard E-Mailprogramm festlegen?


A: Eine bebilderte Anleitung finden sie auf unserer Einsteigerseite Outlook als Standard-Mailprogramm.
    Kurz zusammengefasst:

  • Windows-Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Bereich Apps
    > Abschnitt Standard-Apps (linke Seite) > Standardeinstellungen nach App festlegen (rechts unten)
    > App Outlook suchen > Auf Schaltfläche Verwalten klicken
    > Ändern Sie alle Einträge, die nicht Outlook zugewiesen sind, ebenfalls zu Outlook.
       Klicken Sie dazu jeweils auf die Einträge und wählen im erscheinenden Menü Outlook aus.

Hinweis:

Arbeiten Sie noch mit dem Notes-Client, deaktivieren Sie bitte folgende zwei Checkboxen via ...
Menübefehl Datei > Vorgaben (Mac: HCL Notes > Einstellungen) > Mail > Internet:
  1. HCL Notes als mein Standard-E-Mail-Programm verwenden.
  2. Beim Start prüfen, ob HCL Notes als mein Standard-E-Mail-Programm eingestellt ist.

18.) Raumreservation


F: Wie kann ich einen Raum reservieren?


A: In Outlook können Sie während der Besprechungserstellung Räume und Ressourcen auf drei Arten reservieren:

  • Teilnehmer einladen > Menübefehl Adressbuch
  • Schaltfläche Ort > Adressbuch All Rooms > Suchoption: Nur Name > Suchfeld: Raum > Schaltfläche Räume > OK
  • (Teilnehmer einladen >) Schaltfläche Raumsuche > Gebäude: Raumliste auswählen > Konferenzräume: Raumauswahl

Dieselben drei Raumauswahl-Dialogboxen erhalten Sie im Terminplanungs-Assistenten mittels den Schaltflächen ...

  • Teilnehmer hinzufügen, Räume hinzufügen und Raumsuche.

In Outlook im Web existiert nur die Suchfunktion Mit Raumsuche suchen im Feld Ort.

FAQ_Outlook_Raumreservation
Zoom (JPG, 434 KB)
Abb.: Raumreservationsmöglichkeiten
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Hinweise:

  • In den Suchfeldern wird nach den ersten vorkommenden Buchstaben gesucht.
    - Wird beispielsweise im Feld Gebäude 'm' eingegeben, erscheint in der Ergebnisliste zuoberst 'Roomlist AFL'.
    - Wird ' m' (Leerschlag plus 'm') eingegeben, erscheinen 'Roomlist MOO' und 'Roomlist MUG'.
    - Bei 'mo' erscheint nur 'Roomlist MOO'.
  • Achten Sie bitte darauf, die Räume als Raum (Feld Ort), und nicht als Erforderliche Person zu buchen.
  • Reservieren Sie einen Raum in Outlook im Web (z.B. im eigenen Kalender), wird diese Reservation auch nach dem Outlook Desktop Client synchronisiert (im entsprechenden Kalender) und umgekehrt.
  • Sollten neu erstellte Kalendereinträge nicht sofort sichtbar sein,
  1. aktualisieren Sie bitte die Ansicht oder ...
  2. überprüfen Sie, ob der Ansichts-Scrollbalken (Bildlaufleiste) am richtigen Ort positioniert ist oder ...
  3. warten Sie zusätzlich ein paar Sekunden. Manchmal dauert die Synchronisation etwas länger.
  • Der Raum wird nur dann verbindlich für Sie verbucht, wenn Sie nach Absenden des Termins eine Bestätigungsemail über die Raumbuchung erhalten.

19.) E-Mail (MIME-) Kopfzeilen ablesen


F: Wo kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer E-Mail ablesen?


A: Outlook im Web:

  • Öffnen oder schauen Sie bitte die E-Mail in der Vorschau an.
  • Klicken Sie auf die drei Auslassungspunkte '...' (rechts oben)
  • Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen
     
  • Alternativ: E-Mail in der E-Mail Übersicht auswählen und direkt das Kontextmenü mit den Befehlen Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen aufrufen.
FAQ_Outlook_Webmail_MIME
Zoom (JPG, 189 KB)
Abb.: (MIME-) Kopfzeilen ablesen in Outlook im Web
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Outlook:

  • Doppelklicken (öffnen) Sie bitte auf eine E-Mail.
  • Menübefehl Datei > Schaltfläche Eigenschaften
  • Abschnitt Internetkopfzeilen
FAQ_Outlook_MIME
Zoom
Abb.: Internetkopfzeilen ablesen in Outlook
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Hinweise:

  • MIME bedeutet Multipurpose Internet Mail Extensions. Es sind Erweiterungen des Internetstandards.
  • Kopfzeilen zeigen nachrichtenspezifische Felder an: Zum Beispiel Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit, Client, Mailserver oder Spamscore (X-SpamScore). Letzterer ist wichtig im Zusammenhang mit Spam-E-Mails. Je nach Höhe dieses Wertes und Ihren persönlichen Spameinstellungen im Spammanager (Feld Notwendige Punkte für SPAM-Markierung auf t.uzh.ch/profile, Punkt 'SPAM') wird eine E-mail als Spam oder Nicht-Spam taxiert.

20.) E-Mail Verschlüsselung


F: Wie kann ich E-Mails verschlüsselt versenden?


A: Outlook im Web:

  • Klicken Sie beim Neuverfassen einer E-Mail zusätzlich auf die Aktionsmenüschaltfläche Verschlüsseln.
  • Die verschlüsselte E-Mail wird mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet.
  • Non-UZH Empfänger erhalten eine E-Mail mit der Schaltfläche 'Nachricht lesen', ...
    -> sich via Einmalkennung zu bestätigen oder beim jeweiligen Provider anzumelden.
  • Danach öffnet sich automatisch ein separates Browserfenster, in welchem die E-Mail gelesen werden kann.
FAQ_Outlook_Webmail_Verschlüsselung
Zoom (JPG, 517 KB)
Abb.: Outlook im Web: Verschlüsselte E-Mail an Gmail Empfänger senden
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Outlook für Windows:

  • Klicken Sie beim Neuverfassen einer E-Mail auf die Menübefehle Optionen > Verschlüsseln > Nur verschlüsseln.
FAQ_Outlook_Verschlüsselung
Zoom (JPG, 154 KB)
Abb.: Outlook: Zu versendende E-Mail verschlüsseln.
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Outlook für Mac:

Klicken Sie beim Neuverfassen einer E-Mail auf die Menübefehle Entfwurf > Verschlüsseln > Nur verschlüsseln.

Hinweise:

  • Der Befehl 'nicht weiterleiten' bewirkt zwar auch, dass die E-Mail verschlüsselt versendet wird. Allerdings kann der Empfänger die geöffnete E-Mail anschliessend nicht mehr weiterleiten. Das Weiterleiten von ungeöffneten verschlüsselten E-Mails ist weiterhin möglich.
  • Die Verschlüsselung via Microsoft 365 ist keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der die Schlüssel zum Ver- und Entschlüsseln nur zwischen den Kommunikationspartnern ausgetauscht werden. Die Schlüssel liegen auf Servern von Microsoft. Vorteile: Verringerung des Administrationsaufwands, Vereinfachung der Nutzung und E-Mails können bereits vor ihrer Ankunft durch Microsoft auf Viren geprüft werden.
  • Detailliertere Informationen finden Sie auf der MS Support-Seite:
    Verschlüsseln von Nachrichten (engl.: Encrypt email messages)

Achtung: In der Regel braucht es für den UZH-internen Verkehr keine Verschlüsselung. In gewissen Sonderfällen (z.B. Klassifizierungsstufe 'geheim') kann bei sehr vertraulichem Inhalt eine Verschlüsselung dennoch Sinn machen.


21.) Outlook für Mac versus Outlook für Windows


F: Was sind die Unterschiede zwischen Outlook für Mac und Outlook für Windows?


A: Bei der Mac-Version existieren u.a. folgende Funktionen nicht:

    E-Mail:

     Export von E-Mails in PST-Dateien
     Abstimmungsschaltflächen für Umfrage-Emails
     Nachrichtenrückruf
     Aktionen "Ignorieren" und "Aufräumen"
     Automatische Archivierung für Ordner
     E-Mail in anderem Format speichern (HTML/TXT)
     Ändern von Spaltenansichten
     Ein-/Ausblenden der Nachrichtenkopfzeile
        -> Workaround: Mailheader in Outlook für Mac
     Anpassen der Ordnerreihenfolge
     Synchronisierungsfilter
     Festlegen einer Richtlinie für Ordneraufbewahrung
     Standardeinstellungen für Senden von Nachrichten
     Erweiterte Junk-E-Mail-Filterung
     Onlinegrafiken
     Hinzufügen von Beiträgen (RSS-Feeds)
     Suchen verwandter Nachrichten
     Senden einer E-Mail als Verteilerliste
     Erstellen wiederverwendbarer Textblöcke

    Nur in der Mac-Version möglich:

     E-Mails mehrerer Konten sich in einem einzigen Postfach anzeigen lassen

    Kalender

     Kalenderdarstellung nebeneinander (Mac: max. 3 Kalender)
     Verknüpfung von Sharepoint-Kalendern und Listen

    Kontakte:

     Synchronisation von Kontaktgruppen mit Exchange

    Aufgaben:

     Zuweisen von Aufgaben zu Benutzern

 

Hinweise:


22.) Verteilerliste erstellen


F: Wie kann ich mehrere Kontakte auf einmal in eine Kontaktliste (Kontaktgruppe) aufnehmen?


A: Erstellen Sie bitte eine CSV-Datei in Excel oder einem Texteditor (z.B. Notepad in Windows), importieren diese nach Outlook und verschieben die so im Verzeichnis Kontakte importierten Kontakte in eine selbsterstellte Kontaktliste.

CSV-Datei erstellen:

  • Excel: Kontaktdaten in erste Spalte hineinschreiben und Datei im CSV-Format (UTF-8) abspeichern (Abb. 1).
  • Notepad (Windows): Kontaktdaten zeilenweise aufschreiben und Datei als CSV-Datei abspeichern (Abb. 1).
    - Als Dateinamen z.B. "Kontakte.csv" (mitsamt Anführungszeichen) angeben.
    - Das Dateiformat *.csv steht nicht direkt zur Auswahl zur Verfügung.

   Bitte erste Zeile korrekt mit den Feldnamen beschriften (z.B. 'E-Mail-Adresse' (dt.) oder 'E-mail Address' (engl.)).
   Siehe auch Erstellen oder Bearbeiten von CSV-Dateien zum Importieren in Outlook

FAQ_Outlook_im_Web_KontakteExcelNotepad
Zoom (JPG, 259 KB)
Abb. 1: Kontaktdaten in Excel (links) und Notepad (rechts) und importiert in Outlook im Web (unten).
            
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

CSV-Datei importieren:

  • Outlook im Web:
       Personen > Verwalten > Importieren von Kontakten > Durchsuchen > CSV-Datei auswählen > Öffnen > Importieren.
    Siehe auch Importieren von Kontakten in Outlook.com
  • Outlook für Windows:
       Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > Aus anderen Programmen oder Dateien importieren
         > Weiter > Durch Trennzeichen getrennte Werte > Weiter > CSV-Datei auswählen
         > Weiter > Zielordner auswählen > Weiter (> bei Bedarf benutzerdefinierte Felder zuordnen) > Fertigstellen

    Siehe auch Importieren von Kontakten in Outlook
    Hinweis: Kontakte können auch in selbsterstellte Ordner importiert werden.
  • Outlook für Mac:
       Das Importieren von Excel- oder CSV-Dateien wird nicht unterstützt.

Kontaktliste erstellen:

  Erstellen einer Kontaktgruppe oder Verteilerliste in Outlook für PC
  Erstellen einer Kontaktgruppe (Video)
  Die Synchronisation von Kontaktgruppen mit Exchange wird in der Mac-Version nicht unterstützt.

Kontakte in Kontaktliste verschieben:


In Outlook (Win) können Sie, alternativ, E-Mailadressen direkt in das Mitgliederauswahlfeld der Kontaktliste kopieren.

FAQ_Outlook_im_Web_Kontaktliste
Zoom (JPG, 277 KB)
Abb. 2: Kontakte direkt in das Mitgliederauswahlfeld einer Kontaktliste hineinkopieren (Schritt 6).
            
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)
Hinweis:
  • In der Desktop-Version heisst eine Kontaktliste Kontaktgruppe. Bitte nicht verwechseln mit den geteilten Gruppen.

23.) Vorlagen


F: Kann ich in Outlook (im Web) mit Vorlagen arbeiten?


A: Ja. Siehe ...

Outlook für Windows:

  Erstellen einer E-Mail-Nachrichtenvorlage
  Senden einer auf einer Vorlage basierenden E-Mail-Nachricht 

Outlook für Mac:

  Kann ich E-Mail-Vorlagen in Outlook für Mac erstellen?

Outlook im Web:

  Outlook Web Access My Templates (engl.)
  Vorlage zu gross zum Speichern in den Textblöcken
     (PS: Textblöcke existieren auch in Outlook für Windows, aber nicht für Mac.)


24.) Kalenderzugriffsrechte


F: Welche Möglichkeiten bestehen, meinen Kalender anderen Personen zur Verfügung zu stellen?


A: Abhängig von den Berechtigungen, die Sie den Personen zuweisen (Abb. 1), können diese Ihren Kalender anzeigen oder bearbeiten oder als Ihre Stellvertretung für Besprechungsanfragen fungieren (Abb.2).

Outlook im Web:

   Kalenderdelegierung in Outlook im Web
   Freigeben Ihres Kalenders in Outlook im Web
   Verwalten des Kalenders einer anderen Person in Outlook im Web

Outlook für Windows:

   Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person
   Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mail und Ihren Kalender verwaltet

Outlook für Mac:

   Freigeben Ihres Kalenders in Outlook für Mac
   Werden Sie Stellvertretung, oder beenden Sie sie in Outlook für Mac
   Hinzufügen und Verwalten von Stellvertretung in Outlook für Mac

FAQ_Outlook_im_Web_Kalenderzugriffsberechtigungen
Zoom (JPG, 498 KB)
Abb. 1: Kalenderberechtigungsstufen (Outlook im Web)
            
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Hinweise:

  • Der Kalenderbesitzer kann Stellvertretungen zusätzlich Zugriff auf private Ereignisse erteilen (Abb. 1).
  • 'Personen in meiner Organisation' ist ein von unseren UZH Administratoren defaultmässig hinzugefügter 'Standardbenützer'. Gemeint sind alle im UZH Directory (sprich Active Directory) vertretenen Personen.
  • Sollte mal etwas nicht wie gewünscht angezeigt werden, bitte Browserfenster aktualisieren oder Browser-Cache löschen oder Fremdkalender entfernen und der Kalenderliste erneut hinzufügen.
FAQ_Outlook_Im_Web_Stellvertretung
Zoom
Abb. 2: Einladung/Antwort an/von Teilnehmer mit Stellvertretung (Berecht.stufe 'Nur Stellvertretung').
            
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)
Hinweis:
  • E-Mail mit Berechtigungsinformationen:
         Schaltfläche Annehmen              -> Kalender wird zur Kalenderliste hinzugefügt.
         Schaltfläche Kalender anzeigen -> Kalender wird geöffnet.
    Nach Annahme wechselt die Schaltfläche automatisch von Annehmen nach Kalender anzeigen und, nach erneutem Klick darauf, wieder zurück zu 'Annehmen'.

Sie können Freigabeeinladungen auch an externe Personen mit non-UZH Adresse senden. Der Zugriffsberechtigte erhält foglich in seiner Einladungsemail einen html-, ics- und webcal-Link zu Ihrem Kalender zugesandt, sodass er sich Ihren Kalender als abonnierten Kalender einbinden oder in einem separaten Browserfenster anzeigen lassen kann. Achtung! Beachten Sie bitte, dass bei einer Freigabe für externe Personen der Link ohne Wissen des Freigebenden an weitere Personen weitergegeben werden kann. Folglich nach einem Freigabeentzug niemand mehr via diesem Link Zugriff hat.


25.) E-Mail Wiederherstellung


F: Wie kann ich eine gelöschte E-Mail wiederherstellen?


A: Der Löschprozess ist für die beiden E-Mail Clients Outlook im Web und Outlook für Windows identisch.

  1. Löschen Sie eine E-Mail, wird sie in den Papierkorb (Ordner Gelöschte Elemente) verschoben.
  2. Löschen Sie eine E-Mail aus dem Papierkorb, wird sie in den (verzeichnislosen) Ordner Wiederherstellbare Elemente verschoben (siehe Abb.). Hier verbleibt sie während maximal 30 Tagen.
  3. Löschen Sie eine E-Mail aus dem Ordner Wiederherstellbare Elemente oder läuft die Aufbewahrungsfrist ab, ist sie nicht mehr wiederherstellbar (auch nicht von unseren Administratoren).
FAQ_Outlook_im_Web_Email_Wiederherstellung
Zoom (JPG, 334 KB)
Abb.: E-Mail Löschprozess (Outlook im Web)
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)
Hinweise:
  • Der Ordner Wiederherstellbare Elemente erscheint in der Outlook Desktop-Version
    als separate Dialogbox 'Gelöschte Elemente (vom Server) wiederherstellen'.
  • Eine via SHIFT + DEL gelöschte E-Mail landet direkt im Ordner Wiederherstellbare Elemente.
  • Aus dem Papierkorb gelöschte Ordner sind nicht mehr wiederherstellbar.
    Die darin befindlichen E-Mails hingegen schon. Sie landen im Ordner Wiederherstellbare Elemente und
    können von da aus via Verschiebebefehl in einen noch existierenden Ordner zurückverschoben werden.
  • Wissenswerte Einstellungsmöglichkeiten (Outlook im Web):
    - Gelöschte Elemente beim Abmelden automatisch entleeren: Register E-Mail > Nachrichtenbehandlung.
    - Bei der Ordnerduchsuchung gelöschte Elemente miteinbeziehen: Register Allgemein > Suchen.
    - In Outlook für Windows einstellbar unter Optionen > Register Erweitert resp. Suche.

Outlook im Web:

   Wiederherstellen von gelöschten E-Mail-Nachrichten in Outlook im Web
   Wiederherstellen von gelöschten Kontakten in Outlook im Web

Outlook für Windows:

   Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook für Windows
   Leeren des Ordners "Gelöschte Elemente" in Outlook

Outlook für Mac:

   Recover deleted items in Outlook for Mac using Exchange/O365
   recover deleted folders in Outlook for Mac